Adresse

Eigenschaft

Beschreibung

Nummer

Die Adressnummer wird beim ersten Speichern automatisch vergeben und kann nicht bearbeitet werden.

Aktiv

Beim Erfassen einer neuen Adresse ist die Checkbox Aktiv automatisch aktiviert. Ist die Firma einer Adresse erloschen oder wird sie aus anderen Gründen nicht mehr benötigt, so kann sie hier deaktiviert werden. Inaktive Adressen werden in der Ansicht Adressen in hellgrauer Schrift dargestellt. In Auswahllisten werden inaktive Adressen nicht zur Auswahl gestellt.

Firma

Hier wird die Firma des unter der Adresse geführten Unternehmens eingetragen. Die Felder Adresslinie 1 und Adresslinie 2 dienen der Postanschrift der Firma.

Strasse, Nr.

Hier wird die Strassenbezeichnung und die Hausnummer der Firmenadresse verwaltet. 

Hinweis

Obschon die Hausnummer im Layout des Adressdetails der Strassenbezeichnung nachgestellt ist, wird sie für Adressen in den Ländern Frankreich, Grossbritannien und den USA beim Druck (z.B. in Verkaufsdokumenten, Etiketten, Korrespondenzdokumenten) der Strassenbezeichnung vorangestellt ausgegeben.

Hinweis

Mit Winoffice Prime 5.4 wurde die Trennung von Strasse und Gebäudenummer vollzogen. Zur Erleichterung des Überführens von Adressen aus früheren Versionen besteht eine Aktion Strassenadresse umwandeln. Sie kann aus der Ansicht Adressen nach dem Markieren einer oder mehrerer Adressen ausgeführt werden. Die Aktion ist so gestaltet, dass sie landesabhängig auch dem Strassennamen vorangestellte Hausnummern erkennt und korrekt umwandelt. Nach Ausführen der Aktion wird ein Protokoll erstellt, welches auch nicht erfolgreiche Umwandlungen anzeigt. Diese Ausnahmen müssen manuell bearbeitet werden.

Postfach / PLZ, Ort

Hier kann die Postfachnummer der Adresse verwaltet werden. Sollte das Postfach einer anderen Postleitzahl als die Postanschrift zugewiesen sein, kann dies in den beiden darunterstehenden Feldern vermerkt werden.

PLZ, Ort

In diesem Doppelfeld wird links die Postleitzahl des Ortes ohne Landeskennzeichen und rechts der Ortsname eingegeben. Nach dem Verlassen des Feldes Postleitzahl wird die Ortschaft automatisch eingetragen, sofern diese in der Stammdatentabelle aller Postleitzahlen geführt und einmalig vorhanden ist. Bei mehreren Treffern mit der selben Postleitzahl kann mittels Combobox unter den gefundenen Ortschaften die passende ausgewählt werden.

Land

In dieses Feld wird automatisch das Land eingesetzt, welches zu der ausgewählten PLZ, Ort Kombination gehört. Dies unter der Voraussetzung, dass diese Beziehung zwischen PLZ, Ort und Land in der Stammdatentabelle der Postleitzahlen korrekt geführt wird. Für Orte und Postleitzahlen, welche nicht in den Stammdaten eingetragen sind, kann das Land mittels der Auswahlliste (Taste F4) ausgewählt werden, sofern es in der Stammdatentabelle der Länder eingetragen ist. 

Gelatitude / Geolongitude

Sofern in den Portaleinstellungen der Geokodierungsdienst aktiviert wurde, werden in diesen Feldern automatisch die Koordinaten (Breiten- und Längengrad) der Adresse eingetragen. Diese Informationen können für die Umkreissuche (s. Adressen) verwendet werden.

Bitte beachten Sie

Bei einer Änderung der Adresse (z.B. bei einem Umzug der Firma) wird der Geokodierungsdienst die neuen Koordinaten automatisch nachführen. Werden die Werte in diesen beiden Feldern manuell geändert, so hat dies zur Folge, dass der Geokodierungsdienst nach einer solchen manuellen Änderung keine automatische Aktualisierung für die betreffende Adresse mehr vornimmt. 

Telefon

Hier wird die Hauptnummer der Firma (mit Vorteil im Format +41 555 55 55 55) eingetragen werden. Derart erfasste Nummern können durch Anklicken des Telefonsymbols am rechten Rand des Feldes direkt angewählt werden. Voraussetzung dafür ist die Konfiguration der Telefonieschnittstelle (TAPI). Nach Klick auf das Telefonsymbol wird ein Anruf geöffnet und die im Feld eingetragene Nummer wird gewählt.

Fax

In diesem Feld wird Haupt Faxnummer (mit Vorteil im Format +41 555 55 55 56) eingetragen.

Email

In das Feld Email wird die Hauptadresse der betreffenden Firma für elektronische Post eingetragen. Eine neue Email Nachricht an diese Adresse kann durch Klick auf das Briefsymbol am rechten Rand des Feldes erstellt werden

Website

Hier wird die Webadresse (URL) der Firma im Format www.domain.xxx verwaltet. Durch Anklicken des Symbols am rechten Rand des Feldes wird der auf dem PC konfigurierte Standard Webbrowser und darin die im Feld eingetragene URL geöffnet.

Kunden- / Lieferantenstatus

Diese Felder dienen der Klassierung der Verbindung zu der bearbeiteten Adresse. Die hier zur Verfügung stehende Auswahl wird in den Stammdatentabellen Kundenstatus sowie Lieferantenstatus verwaltet. Die gewählten Stati dienen insbesondere dazu, die Einträge in der Ansicht Adressen zu filtern sowie die Auswertungen in Pivot Analysen und Dashboards einzugrenzen.

Eigenschaft

Beschreibung

Sprache

Dies ist die Korrespondenzssprache, welche in der Kommunikation mit der Firma verwendet werden soll. Anhand dieser Einstellung kann zum Beispiel der sprachabhängige Druck von Verkaufs- oder Einkaufsdokumenten oder das Einsetzen der geeigneten Signatur in Emails gesteuert werden.

Hauptadresse

Handelt es sich bei der Adresse um eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft, so kann die in Winoffice Prime verwaltete Adresse der Muttergesellschaft, resp die Hauptadresse, im gleichnamigen Feld eingetragen werden.

Firma

Hier wird die Firma des unter der Adresse geführten Unternehmens eingetragen. Die Felder Adresslinie 1 und Adresslinie 2 dienen der Postanschrift der Firma.

Zuständigkeiten

In den Feldern Verkaufsmitarbeiter, Servicemitarbeiter, Einkaufsmitarbeiter und Serviceeinkaufsmitarbeiter können für die Adresse Mitarbeiter in den gleichnamigen Rollen zugewiesen werden. 

Hinweis

Ist in den Portaleinstellungen im Kapitel Verkauf der Schalter Wert "Verkaufszuständiger" der Dokumentadresse in "Verkauf durch" von Verkaufsdokumenten einsetzen aktiviert, so wird der hier im Feld Verkaufsmitarbeiter eingetragene Mitarbeiter automatisch in das Feld Verkauf durch von Verkaufsdokumenten eingetragen.

Gebiet

Hier kann die Adresse einem Marktgebiet zugewiesen werden. Die verfügbare Auswahl kann in den Stammdaten erweitert und bearbeitet werden. Dieses Attribut kann als Filterkriterium, zum Beispiel in der Ansicht von Adressen, oder für Auswertungen genutzt werden.

Typ

Hier kann ein Adresstyp ausgewählt werden. Die verfügbare Auswahl kann in den Stammdaten erweitert und bearbeitet werden. Dieses Attribut kann als Filterkriterium, zum Beispiel in der Ansicht von Adressen, genutzt werden.

Rabattgruppe

Die hier zugewiesene Rabattgruppe dient der Rabattfindung in Verkaufsdokumenten. Ist die Dokumentadresse eines Verkaufsdokuments einer Rabattgruppe zugewiesen, für welche ein Kundengruppen Rabatt (KGR) oder ein Artikel- / Kundengruppen Rabatt (AKR) definiert ist, so wird der KGR in allen Artikelzeilen, der AKR nur in jenen Zeilen ausgewiesen, für deren zugrundeliegende Artikel der AKR erfasst ist.

Erstkontakt

Eigenschaft

Beschreibung

Währung

Hier wird jene Währung festgelegt, welche beim Ausstellen von Verkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen wird. 

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Die hier zugewiesene Währung. Falls hier keine Währung zugewiesen ist, 
2. die im Register Debitoreninformationen der im Verkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegte Währung.

Das Eintragen einer Währung hier ist immer dann empfehlenswert, wenn die in der Firma eingetragene Grundwährung für ausländische Kunden übersteuert werden soll. Für Kunden im inländischen Verkehr kann dieses Feld somit leer belassen werden.

Steuercode

Hier wird jener Steuercode festgelegt, welcher beim Ausstellen von Verkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen wird. 

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Der hier zugewiesene Steuercode. Falls hier kein Steuercode zugewiesen ist, 
2. der im Register Debitoreninformationen der im Verkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegte Steuercode.

Der hier eingetragene Steuercode wird in der Folge automatisch in alle Artikelpositionen des Verkaufsdokuments eingetragen und kann nicht geändert werden. Das Eintragen eines Steuercodes hier ist somit immer dann empfehlenswert, wenn die in den Artikeln eingetragenen Verkaufssteuercodes für ausländische Kunden übersteuert werden sollen. Für Kunden im inländischen Verkehr kann dieses Feld somit leer belassen werden.

Konto

Hier wird das Debitoren Bilanzkonto festgelegt, welches beim Ausstellen von Verkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen wird.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Das hier zugewiesene Konto. Falls hier kein Konto zugewiesen ist, 
2. das im Register Debitoreninformationen der im Verkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegte Debitorenkonto.

Hinweis

Ist im Kapitel Handel der Portaleinstellungen der Schalter Kontowährung in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten validieren aktiv, muss die Währung des hier eingetragenen Kontos der Währung im Feld Währung entsprechen.

Bankkonto

Hier wird das Bankkonto festgelegt, auf welches Zahlungseingänge für gestellte Rechnungen erfolgen sollen und welches beim Ausstellen von Verkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen wird.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Das hier zugewiesene Bankkonto. Falls hier kein Bankkonto zugewiesen ist, 
2. das im Register Debitoreninformationen des im Verkaufsdokument zugewiesenen Standortes hinterlegte Bankkonto. Falls dort kein Bankkonto zugewiesen ist,
3. das im Register Debitoreninformationen der im Verkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegte Bankkonto.

Preisgruppe

Hier kann die Adresse einer Preisgruppe 1..5 zugewiesen werden. Preise und Rabatte für Waren und Dienstleistungen können in Artikelpreisen, Artikelrabatten, Kundengruppen Rabatten, Artikelgruppen Rabatten sowie Artikel- / Kundengruppen Rabatten für bis zu fünf Gruppen verwaltet werden.

Die der hier zugewiesene Preisgruppe entsprechenden Preise und Rabatte werden sodann bei der Preis- und Rabattfindung in Artikelzeilen von Verkaufsdokumenten berücksichtigt.

Konditionen

Die für den Kunden geltenden Zahlungskonditionen können hier festgelegt werden. Konditionen bilden die Grundlage für die Fälligkeitsüberwachung offener Debitoren und dafür, ab wann eine Rechnung in der Ansicht Mahnwesen zur Erinnerung/Mahnung vorgeschlagen wird.

Die hier eingetragene Kondition wird bei der Erfassung von Verkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Die hier zugewiesenen Konditionen. Falls hier keine Konditionen zugewiesen sind, 
2. die im Register Debitoreninformationen der im Verkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegten Konditionen.

Kreditlimite

Ist hier ein Wert eingetragen, so wird diese zugesprochene Kreditlimite überwacht und bei der Überschreitung eine Meldung (Gelber Balken) mit der Information zur Limite und dem aktuell offenen Saldo angezeigt.

Diese Meldung wird angezeigt beim Öffnen der Adresse, beim Öffnen oder Erstellen eines Verkaufsdokuments und beim Öffnen oder Erstellen eines Serviceauftrages.

Hinweis

Eine Kreditlimite ist überschritten, wenn gilt: Saldo der offenen Debitoren Posten (Summe der Beträge freigegebenen, nicht abgeschlossenen Verkaufsrechnungen abzüglich Summe der Beträge aller in die Debitoren freigegebenen, nicht abgeschlossenen Gutschriften abzüglich Summe aller in die Debitoren freigegebenen, nicht abgeschlossenen Zahlungen abzüglich aller in die Debitoren freigegebenen, nicht abgeschlossenen Rückzahlungen) ist grösser als die Kreditlimite.

Lieferung

Hier wird die für einen Kunden geltende, bevorzugte Form der Warenlieferung verwaltet.

Mahnart

Mit der hier zugewiesenen Mahnart wird gesteuert, ob, und wenn ja, unter welchen Bedingungen sowie in welchem Rhythmus der Kunde an die Zahlung ausgestellter Rechnungen erinnert werden soll.

Steuernummer

Hier kann die Steuer ID des Kunden verwaltet werden. Diese wird z.B. für das Ausstellen von Rechnungen an Kunden in bestimmten Ländern benötigt.

Kunde Nr.

Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine individuelle Kundennummer zu vergeben, falls die von Winoffice Prime automatisch generierte Adressnummer nicht als Kundennummer verwendet werden soll. Dieses Feld kann im Gegensatz zur Adressnummer einen alphanumerischen Wert (Ziffern und Zeichen gemischt) enthalten.

Hinweis

Bei Verwendung der Kunde Nr. an Stelle der Adressnummer müssen ggf. auch jene Vorlagen angepasst werden, in welchen die Adressnummer verwendet wird (z.B. Verkaufsdokumentvorlagen).

Rechnungsadresse

Durch Zuweisung einer Adresse kann hier bestimmt werden, an welche von der Adresse abweichende Anschrift Rechnungen zugestellt werden sollen. Das Eintragen einer abweichenden Rechnungsadresse ist in all jenen Fällen angebracht, in welchen Rechnungen zur Prüfung oder Verarbeitung/Verbuchung an eine andere als die Schuldneradresse gehen sollen.

Bitte beachten Sie

Die Verwendung einer von der Dokumentadresse abweichenden Rechnungs-Zustelladresse ändert nichts an der Verwendung der Dokumentadresse als Debitor. Mit anderen Worten wird Winoffice Prime auch bei Verwendung einer abweichenden Rechnungszustelladresse die Dokumentadresse weiterhin als Debitor für die Forderung im Zuge eines Auftrages behandeln.

Lieferadresse

Durch Zuweisung einer Adresse kann hier bestimmt werden, an welche von der Adresse abweichende Anschrift Waren ausgeliefert werden sollen.

Rechnungsversandart

Eigenschaft

Beschreibung

Währung

Hier wird jene Währung festgelegt, welche beim Erfassen von Einkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld übertragen wird. 

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Die hier zugewiesene Währung. Falls hier keine Währung zugewiesen ist, 
2. die im Register Kreditoreninformationen der im Einkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegte Währung.

Das Eintragen einer Währung hier ist immer dann empfehlenswert, wenn die in der Firma eingetragene Grundwährung für ausländische Lieferanten übersteuert werden soll. Für Lieferanten im inländischen Verkehr kann dieses Feld somit leer belassen werden.

Steuercode

Hier wird jener Steuercode festgelegt, welcher beim Ausstellen von Kreditorenrechnungen in das gleichnamige Feld im Register Klassifizierung übertragen wird. 

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Der hier zugewiesene Steuercode. Falls hier kein Steuercode zugewiesen ist, 
2. der im Register Kreditoreninformationen der in der Kreditorenrechnung eingetragenen Firma hinterlegte Steuercode.

Der hier eingetragene Steuercode wird in der Folge automatisch in alle Artikelpositionen der Kreditorenrechnung eingetragen und kann nicht geändert werden. Das Eintragen eines Steuercodes hier ist somit immer dann empfehlenswert, wenn die in den Artikeln eingetragenen Einkaufssteuercodes für ausländische Lieferanten übersteuert werden sollen. Für Lieferanten im inländischen Verkehr kann dieses Feld somit leer belassen werden.

Konto

Hier wird das Kreditoren Bilanzkonto festgelegt, welches beim Ausstellen von Kreditorenrechnungen in das Feld Kreditorenkonto übertragen wird.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Das hier zugewiesene Konto. Falls hier kein Konto zugewiesen ist, 
2. das im Register Kreditoreninformationen der in der Kreditorenrechnung eingetragenen Firma hinterlegte Kreditorenkonto.

Hinweis

Ist im Kapitel Handel der Portaleinstellungen der Schalter Kontowährung in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten validieren aktiv, muss die Währung des hier eingetragenen Kontos der Währung im Feld Währung entsprechen.

Bankkonto

Hier wird das Bankkonto festgelegt, über welches Zahlungsaufträge und Zahlungsausgänge für gestellte Kreditorenrechnungen erfolgen sollen und welches beim Ausstellen von Kreditorenrechnungen in das gleichnamige Feld übertragen wird.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Das hier zugewiesene Bankkonto. Falls hier kein Bankkonto zugewiesen ist, 
2. das im Register Kreditoreninformationen des in der Kreditorenrechnung zugewiesenen Standortes hinterlegte Bankkonto. Falls dort kein Bankkonto zugewiesen ist,
3. das im Register Kreditoreninformationen der in der Kreditorenrechnung eingetragenen Firma hinterlegte Bankkonto.

Preisgruppe

Dieses Feld kann ausschliesslich als Auswertungskriterium genutzt werden.

Konditionen

Die für den Lieferanten geltenden Zahlungskonditionen können hier festgelegt werden. Konditionen bilden die Grundlage für die Fälligkeitsüberwachung offener Kreditorenrechnungen. Die hier eingetragenen Konditionen werden bei der Erfassung von Einkaufsdokumenten in das gleichnamige Feld übertragen.

Winoffice Prime wendet für diese Übertragung die nachfolgende Logik an:

1. Die hier zugewiesenen Konditionen. Falls hier keine Konditionen zugewiesen sind, 
2. die im Register Kreditoreninformationen der im Einkaufsdokument eingetragenen Firma hinterlegten Konditionen.

Kreditlimite

Ist hier ein Wert eingetragen, so wird die vom Lieferanten gewährte Kreditlimite überwacht und bei der Überschreitung eine Meldung (Gelber Balken) mit der Information zur Limite und dem aktuell offenen Saldo angezeigt.

Diese Meldung wird angezeigt beim Öffnen der Adresse, beim Öffnen oder beim Erstellen eines Einkaufsdokuments.

Hinweis

Eine Kreditlimite ist überschritten, wenn gilt: Saldo der offenen Kreditoren Posten (Summe der Beträge aller freigegebenen, nicht abgeschlossenen Kreditorenrechnungen abzüglich Summe der Beträge aller freigegebenen, nicht abgeschlossenen Kreditorengutschriften abzüglich Summe aller in die Kreditoren freigegebenen, nicht abgeschlossenen Zahlungen abzüglich aller in die Debitoren freigegebenen, nicht abgeschlossenen Kreditorenrückzahlungen) ist grösser als die Kreditlimite.

Lieferung

Hier wird die für einen Lieferanten geltende, bevorzugte Form der Warenlieferung verwaltet.

Tage erinnern

Der hier eigetragene Zahlenwert gibt vor, nach Ablauf welcher Frist in Tagen der Lieferant an die überfällige Lieferung einer Bestellung erinnert werden soll. Hierfür wird das in der Bestellung als Solltermin eingetragene Datum mit dem aktuellen Datum verglichen. 

Tage mahnen

Der hier eigetragene Zahlenwert gibt vor, nach Ablauf welcher Frist in Tagen der Lieferant bezüglich der überfälligen Lieferung einer Bestellung gemahnt werden soll. Hierfür wird das in der Bestellung als Solltermin eingetragene Datum mit dem aktuellen Datum verglichen. 

Lieferant Nr.

Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine individuelle Lieferantennummer zu vergeben, falls die von Winoffice Prime automatisch generierte Adressnummer nicht als Lieferantennummer verwendet werden soll. Dieses Feld kann im Gegensatz zur Adressnummer einen alphanumerischen Wert (Ziffern und Zeichen gemischt) enthalten.

Hinweis

Bei Verwendung der Lieferant Nr. an Stelle der Adressnummer müssen ggf. auch jene Vorlagen angepasst werden, in welchen die Adressnummer verwendet wird (z.B. Einkaufsdokumentvorlagen).

Rechnungsadresse

Durch Zuweisung einer Adresse kann hier bestimmt werden, an welche von der Adresse abweichende Anschrift Lieferantenrechnungen zugestellt werden sollen. 

Lieferadresse

Durch Zuweisung einer Adresse kann hier bestimmt werden, an welche von der Adresse abweichende Anschrift Waren des Lieferanten angeliefert werden sollen.

Artikel / Variante

Mit Hilfe der beiden Felder Artikel und Variante kann bestimmt werden, welche Standardkontierung bei der Erfassung von Kreditorenrechnungen verwendet werden soll. Sind Einträge in diesen Feldern vorhanden, so werden diese Werte beim Erfassen einer Kreditorenrechnung für die betreffende Adresse automatisch in die gleichnamigen Felder  übertragen. Beim Speichern der Kreditorenrechnung wird in dieser automatisch eine Positionszeile mit dem Gesamtbetrag der Kreditorenrechnung einschliesslich Kontierung und Steuercodezuweisung erstellt. 

Bitte beachten Sie

Das Einsetzen eines Standardartikels/einer Standardvariante wird nur dann empfohlen, wenn Rechnungen des betr. Lieferanten jeweils mit einer einzigen Kontierungsposition verbucht werden können. Es ist nicht geeignet für Fälle, in welchen Kreditorenrechnungen verschiedene Kontierungspositionen aufweisen müssen.