Aktualisiert am 21. März 2025

Rechnungen

Die Ansicht Rechnungen bietet ein Instrument für die Erstellung und Bearbeitung von Verkaufsrechnungen. Nach dem Anlegen einer neuen Rechnung befindet sich diese im Status In Bearbeitung und wird in der Ansicht in blauer Schrift dargestellt. Freigegebene Dokumente werden in schwarzer, abgeschlossene Rechnungen in grauer Schrift angezeigt.

Details

Hinweis Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

Rechnung - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Rechnung.

Löschen - Löscht die in der Ansicht markierte Rechnung.

Vorschau - Zeigt eine Vorschau des Dokumentes auf dem Bildschirm.

Drucken - Druckt die im Ribbon bezeichneten Elemente anhand der im Dokument eingetragenen Vorlagen.

Hinweis Weitere in dieser Gruppe verfügbare Aktionen für markierte Rechnungen dienen dem Druck der Rechnung mit QR Zahlteil in zwei getrennten Dokumenten bzw. dem separaten Druck des QR Zahlteils.

SmartLinks

Link senden - Erstellt ein neues Email und fügt einen SmartLinks zu der in der Ansicht markierten Rechnung in den Emailtext ein.

Bekannte Einschränkung

Beim Ausführen dieser Aktion steht in der daraus erstellten Email die Funktion zum automatischen Einfügen der Anrede und der Signatur nicht zur Verfügung.

Link kopieren - Kopiert einen Link zu der in der Ansicht markierten Rechnung in die Windows Zwischenablage. Dieser kann sodann an beliebiger Stelle mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Email senden

Per Email senden - Es werden automatisch die folgenden Schritte ausgeführt:

Es wird eine neue Email Nachricht mit dem für den Versand von Rechnungen passenden Inhalt erstellt;
Eine ZUGFeRD PDF Datei der Rechnung wird unter Verwendung der in der Rechnung eingetragenen Berichtsvorlage generiert und der Email als Anhang angefügt;
Ist der Digitalsignatur Konnektor aktiv und wird die ZUGFeRD Rechnung von einem zur digitalen Signatur authorisierten Mitarbeiter erstellt, so wird die Rechnung gleichzeitig auch automatisch signiert.
Die fertige Email Nachricht wird geöffnet und angezeigt, so dass sie geprüft und danach versandt werden kann.

Automatisch versenden - Startet den automatischen Versand aller in der Ansicht markierten Rechnungen.

Hinweis In der Standardkonfiguration werden bei der manuellen oder automatischen Ausgabe von Rechnungen im PDF oder ZUGFeRD Format zwei Dateien erstellt (Rechnung und QR Zahlteil getrennt). Sollten Sie eine kombinierte Ausgabe von Rechnung und QR Zahlteil in eine Datei wünschen, so wenden Sie sich bitte an den Winoffice Support.

QuickActions

QuickActions erstellen - Öffnet ein Fenster für die Auswahl einer QuickAction, welche für den markierten Datensatz erstellt werden soll.

Bearbeiten

Freigabe zurücknehmen - Versetzt die in der Ansicht markierter Rechnung zurück in den Status In Bearbeitung. In diesem Status kann die Rechnung bearbeitet, jedoch nicht in ein anderes Auftragsdokument überführt werden. Eine freigegebene Rechnung kann nur in den Bearbeitungsstatus zurückversetzt werden, so lange sie noch nicht abgeschlossen oder noch nicht in ein anderes Verkaufsdokument überführt wurde.

Bitte beachten Sie

Wird der hier beschriebene Vorgang ausgeführt, nachdem die betroffene Rechnung in das Hauptbuch transferiert wurde, so wird der durch den Transfer erstellte Hauptbuchbeleg gelöscht. Dies jedoch nur dann, wenn der Beleg in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr datiert ist und nur so lange die MWST für die Rechnung noch nicht abgerechnet ist. Die Rechnung muss nach einer allfälligen Bearbeitung erneut transferiert werden.

Hinweis Soll eine Rechnung nach deren Ausgleich (Verbuchen mit einer Zahlung, Rückzahlung oder Gutschrift) erneut bearbeitet werden, so muss zuvor in der Debitorensuche der Zahlungsausgleich rückgängig gemacht werden.

Für Debitoren freigeben - Versetzt die in der Ansicht markierte Rechnung in den Status Freigegeben. Die Rechnung wird damit in die Offenen Debitoren übergeben. In diesem Status ist die Rechnung bereit für das überführen in eine Gutschrift (s. unten). Hingegen kann sie im Status Freigegeben nicht bearbeitet werden.

Hinweis Ist die Portaleinstellung Debitoren erst freigeben und dann übernehmen aktiv, so wird die Rechnung durch Ausführen der Aktion Für Debitoren freigeben in den Status In Prüfung gesetzt. In diesem Status ist die Rechnung in der Ansicht Freigegebene Dokumente sichtbar und kann entweder von dort oder in der Ansicht Rechnungen durch Ausführen der Aktion In Debitoren übernehmen in den Status Freigegeben versetzt werden.

In Debitoren übernehmen - Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn die Portaleinstellung Debitoren erst freigeben und dann übernehmen aktiv ist und die betr. Rechnung zuvor durch Ausführen der Aktion Für Debitoren freigeben in den Status In Prüfung versetzt wurde (s. oben).

Unterzeichnen - Öffnet ein Fenster, in welchem eine Unterschrift des Kunden mit Hilfe eines Stiftes oder des Fingers auf einem Touchscreen erfasst werden kann. Die Unterschrift wird als Bilddatei im Register Dokumente des Verkaufsdokuments gespeichert.

Hinweis Die Aktion ist aktiv, wenn in den Benutzereinstellungen des Anwenders die Einstellung Manuelles Unterzeichnen im SmartClient erlauben aktiviert ist. Jedes Ausführen der Aktion führt zum Speichern einer neuen Bilddatei. Die bestehenden Bilddateien werden nicht gelöscht.

Verkauf durch ändern - Erlaubt es, den Wert im Feld Verkauf durch eines Dokuments zu ändern, auch wenn das Dokument bereits Artikelzeilen enthält. Folgende Regeln gelten bei der Anwendung dieser Aktion:

Die Aktion kann jeweils für ein Dokument ausgeführt werden;
Die Aktion öffnet ein Fenster für die Auswahl eines Mitarbeiters. Falls dem Dokument bereits ein Mitarbeiter im Feld Verkauf durch zugewiesen ist, wird dieser Mitarbeiter im Auswahlfenster markiert. Falls noch kein Verkauf durch Mitarbeiter zugewiesen ist, wird der in der Dokumentadresse eingetragene, verkaufszuständige Mitarbeiter markiert;
Die Aktion erlaubt auch das Entfernen des Verkauf durch Mitarbeiters, sofern die Einstellung zur zwingenden Zuweisung nicht aktiv ist;
Die Aktion kann in allen Verkaufsdokumenten ungeachtet von deren Status ausgeführt werden;
Der neu zugewiesene Mitarbeiter (oder das Entfernen des bereits eingetragenen Mitarbeiters) wird auf alle Artikelzeilen des Verkaufsdokuments angewendet.

Verarbeiten

In Gutschrift - Startet den Assistenten für das Überführen der Rechnung in eine Gutschrift. Die Übersicht der möglichen Überführungswege gibt Aufschluss über die Möglichkeiten und Regeln im Zusammenhang mit dieser Aktion.

Ablage

Dateianhänge archivieren - Archiviert alle in markierten Rechnungen enthaltenen Dateianhänge. Durch die Archivierung werden die Anhänge aus dem Winoffice Prime Portal in ein vorbestimmtes Serververzeichnis kopiert. Nach dem Archivieren bleiben die Anhänge mitsamt ihrer Eigenschaften im Container Dokumente der betr. Rechnungen sichtbar. Archivierte Dateianhänge sind durch eine Markierung in der Spalte Archiviert erkennbar.

Hinweis Bevor Dateianhänge archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie

Bei der Archivierung vieler Dateianhänge kann die Serverauslastung kurzzeitig ansteigen. Es wird daher empfohlen, das Archivieren in Einzelschritten und zu Randzeiten durchzuführen.

Lieferplanung

Zu Liefertour hinzufügen - Öffnet ein Fenster zur Auswahl und Zuweisung der markierten Rechnung, bzw. der Rechnungsadresse zu einer Liefertour.

Weitere Aktionen

Berichte

Aktivitäten einfügen

Dokumente einfügen

Kundendienst einfügen