Rechnung

Eigenschaft

Beschreibung

Datum

Hier wird das Ausstellungsdatum (auch Dokumentdatum) der Rechnung eingetragen. Es ist dies das Datum, zu welchem die Rechnung buchhalterisch wirksam wird.

Konditionen

Hier können die für die Rechnung geltenden Zahlungskonditionen eingetragen werden. Winoffice Prime berechnet, ausgehend vom Dokumentdatum, anhand der hier eingetragenen Zahlungskondition die Fälligkeit der Rechnung und setzt diese in das Feld Fälligkeitsdatum ein.

Winoffice Prime trägt hier die passenden Konditionen automatisch anhand nachfolgender Logik ein:

1. Die in den Debitorendaten des Debitors zugewiesenen Konditionen. Falls dort keine Konditionen eingetragen sind, 
2. die im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegten Konditionen.

Fälligkeitsdatum

Hier wird die Fälligkeit der Rechnung anhand des Datums und der Zahlungskonditionen berechnet und ausgewiesen. Ist in der Zahlungskondition ein manuelles Übersteuern vorgesehen, so kann auch ein frei wählbares, nach dem Dokumentdatum liegendes, Datum eingetragen werden.

Wird das Dokumentdatum nachträglich geändert, so wird das Fälligkeitsdatum ebenfalls neu anhand der Zahlungskondition berechnet. Ein allfällig zuvor manuell eingetragenes Datum wird bei diesem Vorgang überschrieben.

Projekt

Dieses Feld dient der Verwaltung einer Projekt Relation. Auf die Rechnung kann danach auch aus dem Register Verkauf des zugewiesenen Projekts zugegriffen werden.

Anlage

Dieses Feld dient der Verwaltung einer Relation zu einer Anlage. Auf die Rechnung kann danach auch aus dem Register Verkauf der zugewiesenen Anlage zugegriffen werden. 

Betreff / Referenz

Hier können Angaben zu den Umständen der Rechnung eingetragen werden.

Vertrag

Die Felder Vertrag, Nächste Periode und Bisher verrechnet können manuell nicht bearbeitet werden und dienen rein der Anzeige zusätzlicher Informationen, falls die Rechnung mit Hilfe der Aktion Rechnung generieren aus einem Vertrag oder Versionierten Vertrag  erstellt wurde. Im Feld Vertrag ist eine Relation eingetragen. Diese erlaubt es, mit einem Doppelklick auf den Feldinhalt die betr. Vertragsdetails zu öffnen.

Firma / Standort

Diese Felder benennen jene Organisation, welche als Aussteller der Rechnung im System geführt werden soll. Beim Überführen der Rechnung in die Debitoren werden die daraus resultierenden Buchhaltungsbelege der hier bezeichneten Firma und deren Standort zugeschrieben.

Sachbearbeiter

Dieses Feld bezeichnet jenen Mitarbeiter, welcher als Bearbeiter der Rechnung auch auf dem gedruckten Dokument geführt wird.

Verkauf durch

In dieses Feld kann der Mitarbeiter eingetragen werden, dem der Verkaufsumsatz in seinem Verkaufsziel gutgeschrieben wird. Der Eintrag kann für jedes Verkaufsdokument manuell erfolgen. Alternativ steht im Kapitel Verkauf der Portaleinstellungen ein Schalter zur Verfügung, mit welchem das automatische Einsetzen des in der Debitoradresse eingetragenen verkaufszuständigen Mitarbeiters aktiviert werden kann. 

Der Wert in diesem Feld wird in der Folge auf alle Positionen des Dokuments übertragen, weshalb das Feld nach dem Speichern der ersten Position nicht mehr verändert werden kann.

Lieferung

Hier kann die für die Rechnung geltende Lieferart bearbeitet werden. Diese wird von Winoffice Prime automatisch anhand der nachfolgenden Logik eingesetzt:

1. Die in den Debitorendaten der Debitoradressene zugewiesene Lieferung. Falls dort keine Lieferart zugewiesen ist, 
2. die im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegte Lieferung.

Solltermin

Dieses Feld dient der Verwaltung des Erfüllungsdatums der in Rechnung gestellten Waren und Leistungen. Der hier ausgewiesene Wert wird beim Überführen der Rechnung aus einem Auftrag oder Lieferschein aus diesen Quelldokumenten übernommen.

Sprache

Hier wird die Sprache verwaltet, in welcher die Rechnung gedruckt oder als PDF Datei aufbereitet wird. Als Standard wird der Wert aus dem gleichnamigen Feld in den Debitorendaten der Debitoradresse eingesetzt.

Bericht

Hier kann die Druckvorlage für die Rechnung gewählt werden. Als Standard wird von Winoffice Prime automatisch eine Vorlage anhand der nachfolgenden Logik eingesetzt:

1. Die als Rechnungsvorlage im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf der Debitoradresse hinterlegte Vorlage. Falls dort keine Vorlage zugewiesen ist,
2. die im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf des zugewiesenen Standortes hinterlegte Vorlage. Falls dort keine Vorlage zugewiesen ist,
3. die im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf der zugewiesenen Firma hinterlegte Vorlage.

Stückliste

Diese Checkbox dient dazu, Artikelzeilen, welche auf Stücklisten verweisen, entweder mit oder ohne Stücklistenpositionen zu drucken. Die Checkbox kann bearbeitet werden, falls dem Sachbearbeiter die Rollengruppe Prime - Stücklisten & Montageaufträge zugewiesen ist und so lange sich das Verkaufsdokument im Status In Bearbeitung befindet.

Bitte beachten Sie

Ist in der Klassifizierung einer Stückliste die Checkbox Stückliste im Formular aufklappen aktiviert, so wird die betreffende Stückliste in Verkaufsdokumenten ungeachtet der hier beschriebenen Einstellung immer einschliesslich aller Einzelpositionen gedruckt.

Versandmethode

Hier kann die Methode gewählt werden, mit welcher die Rechnung versendet werden soll. Als Standard wird von Winoffice Prime automatisch eine Versandmethode anhand der nachfolgenden Logik eingesetzt:

1. Die als Versandmethode im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf des Debitors hinterlegte Methode. Falls dort keine Versandmethode zugewiesen ist,
2. die im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf des zugewiesenen Standortes hinterlegte Methode. Falls dort keine Versandmethode zugewiesen ist,
3. die im Register Dokumentenkonfiguration Verkauf der zugewiesenen Firma hinterlegte Methode.

Die automatisch eingesetzte Versandmethode kann manuell geändert werden, so lange die Rechnung nicht freigegeben ist. 

Folgende Versandmethoden stehen zur Verfügung:

• Post - Dokumente werden gem. verwendeter Druckjob Konfiguration, bzw. auf dem Standarddrucker gedruckt;
• Email (PDF) - Es wird automatisch eine Email mit passendem Inhalt erstellt, die Rechnung wird im ZUGFeRD PDF Format generiert und der Email zusammen mit dem QR Zahlteil (falls benötigt) angehängt. Ist der Digitalsignatur Konnektor und die betreffende Portaleinstellung aktiviert, wird die ZUGFeRD PDF Rechnung beim Erstellen gleichzeitig automatisch digital signiert. Wird die Aktion Per Email senden verwendet, wird die generierte Email vor dem Versand geöffnet. Bei Verwendung der Aktion Automatisch versenden erfolgt der Versand automatisch im Hintergrund.
• Weblink - Diese Versandmethode erlaubt das Bereitstellen von Rechnungen in Form eines Links. Dabei wird automatisch eine Email mit passendem Inhalt erstellt. Die Email enthält neben Text auch Links, über welche der Empfänger Zugang zur ausgestellten Rechnung erhält.

Hinweis

Der Inhalt der zum Versand von Rechnungen als PDF oder Weblink verwendeten Email stammt aus einer standardisierten HTML Emailvorlage. Diese ermöglicht einen grossen gestalterischen Spielraum und erlaubt den zuverlässigen Versand von Dokumenten in verschiedenen Sprachen. 

Bitte beachten Sie

Die Verwendung der Versandmethode Weblink ist nur beim Ausführen der Aktion Automatisch versenden möglich und setzt den Betrieb des Winoffice Prime Kundendienstportals voraus.

Versandt

Diese Checkbox dient der Anzeige des Versandstatus der Rechnung. Sie wird automatisch aktiviert, sobald für die betreffende Rechnung die Aktion Automatisch versenden ausgeführt wird. Die Checkbox kann manuell nicht betätigt werden. Soll der Versandstatus zurückgesetzt werden, so kann dies mit Hilfe der Aktion Versand widerrufen geschehen.

Eigenschaft

Beschreibung

Währung

Dies ist die Währung, in welcher das Verkaufsdokument ausgestellt wird und für welche die Preisfindung der Artikelzeilen erfolgt.

Winoffice Prime setzt die Währung automatisch anhand der nachfolgenden Logik ein:

1. Die in den Debitorendaten der Debitoradresse zugewiesene Währung. Falls dort keine Währung zugewiesen sind, 
2. die im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegte Währung.

Wechselkurs

Der Wechselkurs wird aus den Stammdaten der gewählten Währung für das Dokumentdatum ermittelt und eingesetzt. 

Bitte beachten Sie

Der hier eingetragene Wechselkurs wird auch dann nicht aktualisiert, wenn nachträglich in den Stammdaten ein abweichender, für das Dokumentdatum geltender, Wechselkurs eingetragen wird.

Steuercode

Hier wird der in den Debitorendaten der Debitoradresse eingetragene Steuercode übernommen. 

Bitte beachten Sie

Der hier eingetragene Steuercode wird automatisch in alle Artikelpositionen des Verkaufsdokuments eingetragen und kann nicht geändert werden. Mit anderen Worten werden damit die im Artikelstamm hinterlegten Steuercodes für das bestimmte Verkaufsdokument übersteuert. Dieses Vorgehen ist immer dann empfehlenswert, wenn die im inländischen Verkehr geltenden Steuercodes für ausländische Kunden ohne Steuerpflicht nicht gelten sollen. Wird dieses Feld leer gelassen, so werden die Steuercodes für jede Verkaufsdokumentposition aus den zugrunde liegenden Artikelstammdaten ermittelt und angewendet.

Konto

Hier wird jenes Bilanzkonto (Debitorenkonto) eingetragen, welches für die Buchung des Dokumenttotals (inkl. MwSt) verwendet wird, wenn das Verkaufsdokument in das Hauptbuch transferiert wird (Rechnung oder Gutschrift). 

Winoffice Prime setzt automatisch ein Konto anhand der nachfolgenden Logik ein:

1. Das in den Debitorendaten der Debitoradresse eingetragene Konto. Falls dort kein Konto zugewiesen ist,
2. das im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegte Debitorenkonto.

Bankkonto

Hier wird der Verweis auf jenes Bankkonto eingetragen, welches beim Verbuchen eines Geldflusses mit Relation zum Verkaufsdokument berücksichtigt werden soll. Es ist zum Beispiel jenes Konto, auf welches der Zahlungseingang für eine Rechnung gebucht werden soll. 

Neben den Bankangaben sind darin also auch die Details für das Generieren des QR Zahlteils enthalten.

Winoffice Prime setzt automatisch ein Bankkonto anhand der nachfolgenden Logik ein:

1. Das in den Debitorendaten der Debitoradresse eingetragene Bankkonto. Falls dort kein Bankkonto zugewiesen ist,
2. das im Register Debitoreninformationen des zugewiesenen Standortes hinterlegte Bankkonto. Falls dort kein Bankkonto zugewiesen ist,
3. das im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegte Bankkonto.

Mahnart

Dies ist die Mahnart, welche für die ausgestellte Rechnung gelten soll.

Winoffice Prime setzt die Währung automatisch anhand der nachfolgenden Logik ein:

1. Die in den Debitorendaten der Debitoradressene zugewiesene Mahnart. Falls dort keine Mahnart zugewiesen sind, 
2. die im Register Debitoreninformationen der zugewiesenen Firma hinterlegte Mahnart.

Preisgruppe

Hier wird die in den Debitorendaten der Debitoradresse eingetragene Preisgruppe übernommen.