Aktualisiert am 21. März 2025

Freigegebene Dokumente

Diese Ansicht enthält eine Tabelle in der all jene Rechnungen und Gutschriften gezeigt werden, welche in der Ansicht Rechnungen, bzw. Gutschriften für die Debitoren freigegeben wurden. Diese Objekte können hier geprüft und aktiv in die Debitoren übernommen werden. Erst danach werden sie als Offene Posten geführt und können im Modul Debitoren weiter bearbeitet werden.

Hinweis Der oben beschriebene Ablauf mit der Möglichkeit zur Kontrolle von Rechnungen und Gutschriften vor der definitiven Übergabe in die Offenen Debitoren ist nur dann aktiv, wenn die Portaleinstellung Debitoren erst freigeben und dann übernehmen aktiv ist. Wird diese Einstellung deaktiviert, so werden Rechnungen und Gutschriften durch Ausführen der Aktion Für Debitoren freigeben direkt in den Status Freigegeben versetzt. Die Ansicht Freigegebene Dokumente ist in diesem Fall nicht sichtbar.

Details

Hinweis Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

Löschen - Löscht den in der Ansicht markierten Datensatz.

SmartLinks

Link senden - Erstellt eine neue Email und fügt einen SmartLink zu dem in der Ansicht markierten Datensatz in den Emailtext ein.

Bekannte Einschränkung

Beim Ausführen dieser Aktion steht in der daraus erstellten Email die Funktion zum automatischen Einfügen der Anrede und der Signatur nicht zur Verfügung.

Link kopieren - Kopiert einen Link zu dem in der Ansicht markierten Datensatz in die Windows Zwischenablage. Aus dieser kann der Link an beliebiger Stelle in Kommentarfeldern mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Email senden

	Per Email senden - Erstellt eine neue Email Nachricht, generiert ein PDF Dokument anhand der im markierten Objekt eingetragenen Vorlage und fügt dieses dem Email als Dateianhang an.
	Als ZUGFeRD senden - Bereitet das markierte Objekt im ZUGFeRD Format auf, erstellt eine neue Email Nachricht und fügt dieser das ZUGFeRD PDF als Dateianhang an. Ist ein aktiver Digitalsignatur Konnektor vorhanden und wird die ZUGFeRD Datei von einem autorisierten Mitarbeiter erstellt, so kann das Objekt gleichzeitig auch automatisch digital signiert werden.

Hinweis In der Standardkonfiguration werden bei der manuellen oder automatischen Ausgabe von Rechnungen im PDF oder ZUGFeRD Format zwei Dateien erstellt (Rechnung und QR Zahlteil getrennt). Sollten Sie eine kombinierte Ausgabe von Rechnung und QR Zahlteil in eine Datei wünschen, so wenden Sie sich bitte an den Winoffice Support.

Bearbeiten

Freigabe zurücknehmen - Versetzt die in der Ansicht markierte Rechnung oder Gutschrift zurück in den Status In Bearbeitung. In diesem Status kann das Objekt bearbeitet, jedoch nicht in ein anderes Auftragsdokument überführt werden.

Hinweis Wird die Freigabe in der Ansicht Freigegebene Dokumente zurückgenommen, so wird das betr. Objekt aus der Ansicht entfernt. Es kann danach in der Ansicht Rechnungen bzw. Gutschriften aufgerufen und weiter bearbeitet werden.

In Debitoren übernehmen - Versetzt das in der Ansicht markierte Objekt in den Status Freigegeben. Die Rechnung bzw. Gutschrift wird damit in die Offenen Debitoren übergeben und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Ablage

Dateianhänge archivieren - Archiviert alle in markierten Rechnungen und Gutschriften enthaltenen Dateianhänge. Durch die Archivierung werden die Anhänge aus dem Winoffice Prime Portal in ein vorbestimmtes Serververzeichnis kopiert. Nach dem Archivieren bleiben die Anhänge mitsamt ihrer Eigenschaften im Container Dokumente der betr. Rechnungen und Gutschriften sichtbar. Archivierte Dateianhänge sind durch eine Markierung in der Spalte Archiviert erkennbar.

Hinweis Bevor Dateianhänge archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie

Bei der Archivierung vieler Dateianhänge kann die Serverauslastung kurzzeitig ansteigen. Es wird daher empfohlen, das Archivieren in Einzelschritten und zu Randzeiten durchzuführen.

Lieferplanung

Zu Liefertour hinzufügen - Öffnet ein Fenster zur Auswahl und Zuweisung der markierten Rechnung, bzw. der Rechnungsadresse zu einer Liefertour.

Hinweis Diese Aktion steht für Rechnungen zur Verfügung.

Weitere Aktionen

Berichte

Aktivitäten einfügen

Dokumente einfügen

Kundendienst einfügen