Aktualisiert am 21. März 2025

Überführen von Verkaufsdokumenten

Mit dem Überführen können in Winoffice Prime Objekte aus bestimmten anderen Objekten abgeleitet werden. Das Überführen bietet folgende Vorteile:

Unnötige manuelle Erfassungsarbeit wird vermieden
Beim Überführen entsteht eine Relation zwischen dem ursprünglichen und dem von diesem abgeleiteten Objekt. Alle Objekte entlang eines Vorganges (z.B. einer Kundenbestellung) können dadurch jederzeit abgerufen werden. Dies erhöht die Transparenz sowie die Auskunftsbereitschaft.

Hinweis Die beim Überführen entstehende Relation zwischen dem ursprünglichen und dem daraus abgeleiteten Objekt wird im Register Verbundene Dokumente der betroffenen Verkaufsdokumente eingetragen.

Die Abbildung bietet einen Überblick der unterstützten Überführungsvorgänge für Verkaufsdokumente.

Nr	Beschreibung
1	Ein freigegebenes Angebot kann in einen Auftrag überführt werden.
2	Ein freigegebenes Angebot kann in einen Lieferschein überführt werden. Dies jedoch nur dann, wenn das Angebot nicht bereits zuvor in einen Auftrag überführt wurde.
3	Ein freigegebenes Angebot kann in eine Rechnung überführt werden. Dies jedoch nur dann, wenn das Angebot nicht bereits zuvor in einen Lieferschein oder einen Auftrag überführt wurde.
4	Ein Auftrag kann in einen oder mehrere (Stichwort Teillieferungen) Lieferscheine überführt werden, so lange bis die gesamte Menge aller zu liefernden Artikelpositionen des Auftrages in Lieferscheinzeilen überführt wurden.
5	Ein Auftrag kann in eine oder mehrere (Stichwort Teilrechnungen) Rechnungen überführt werden, so lange bis die gesamte Menge aller Artikelpositionen des Auftrages in Rechnungspositionen überführt wurden. Bitte beachten Sie Wurde der Auftrag zuvor in einen oder mehrere Lieferscheine überführt, so können diese Lieferscheine nicht mehr in Rechnungen überführt werden.
6	Ein oder mehrere Lieferschein(e) (Sammelrechnung) können in eine Rechnung überführt werden. Dies jedoch nur dann, wenn der/die Lieferschein(e) nicht bereits eine Relation zu einem Auftrag oder, direkt bzw. über diesen Auftrag, eine Relation zu einer anderen Rechnung besitz(t)en.
7	Aus einem oder mehreren Verträgen / Versionierten Verträgen können mit Hilfe der Aktionen In Rechnung bzw. In Sammelrechnung periodisch Rechnungen überführt werden. Die Verträge / Versionierten Verträge müssen sich dazu im Status Freigegeben befinden.
8	Aus einem Serviceauftrag kann mit Hilfe der Aktion In Rechnung eine Rechnung überführt werden.
9	Benutzer mit Managerberechtigung für ein Projekt können aus diesem mit Hilfe der Aktion Rechnungen generieren anhand eines hinterlegten Verrechnungsplanes oder zum Zeitpunkt der Aktionsausführung eine Rechnungen überführen.
10	Eine Rechnung kann in eine Gutschrift überführt werden. Dies nur, so lange sich die Rechnung im Status Freigegeben befindet.

Verkausdokumente überführen

Nach Ausführen der Aktion In ... überführen wird das nebenstehende Fenster eingeblendet, in welchem die Positionen des zu Grunde liegenden Verkaufsdokumentes angezeigt werden. In der Tabelle enthalten sind Checkboxes, mit Hilfe welcher die jeweilige Position für die Überführung vorgemerkt werden kann (5. Spalte von links in der nebenstehenden Grafik). Alternativ können auch eine oder mehrere Zeilen markiert und mit Rechtsklick sowie Auswahl der Aktion Markiere Element(e) resp. Demarkiere Element(e) für das Überführen vorgemerkt oder ausgeschlossen werden.

Überführen von Optionen und Varianten

Die in Verkaufsdokumenten vom Typ Angebot verfügbaren Positionen Option und Variante stehen in den übrigen Verkaufsdokumenten nicht zur Verfügung. Wird ein Angebot mit darin enthaltenen Options- oder Varianten-Positionen überführt, so werden diese Positionen in grauer Schrift (s. nebenstehende Grafik) dargestellt. Die entsprechenden Checkboxes zur Auswahl der Positionen sind demarkiert. Werden diese Checkboxes markiert, so können auch Optionen und Varianten für die Überführung vorgemerkt werden. Dabei werden Optionen nach deren Kopie in das Zieldokument in Artikelpositionen umgewandelt und Varianten werden in Zwischensummen überführt.

In der Spalte Anzahl wird die Menge gemäss Ursprungsdokument angezeigt. Diese kann bei Bedarf angepasst werden, wenn die Menge im neu zu erstellenden Dokument von jener des Ursprungsdokuments abweicht.

Bitte beachten Sie

Der Wert pro Zeile in der Spalte Anzahl kann nicht grösser als der vorgeschlagene Wert sein. Sollte bei der Überführung eines Angebotes in ein Folgedokument die Menge einer Position das angebotene Mass übersteigen, so muss die Menge der betr. Position erst überführt und im neu erstellten Dokument angepasst werden.

Teillieferungen

Bei der Überführung eines Auftragsdokuments in einen Lieferschein können Teillieferungen abgewickelt werden, indem die Werte in der Spalte Anzahl angepasst werden damit sie der Teilliefermenge entsprechen. Der betreffende Auftrag wird sodann in den Status Teilgeliefert versetzt. Die Überführungsfunktion steht so lange zur Verfügung, bis die gesamte, im Auftragsdokument eingetragene Menge geliefert ist oder der Auftrag manuell abgeschlossen wird. Beim erneuten Ausführen der Überführungsfunktion wird in zusätzlichen Spalten des nebenstehenden Fensters auch die bereits gelieferte Menge sowie die noch zu liefernde Restmenge angezeigt.

Nachdem die zu überführenden Positionen markiert und die Mengen bestätigt wurden, kann die Überführung durch Klick auf den Button an der linken oberen Ecke (im nebenstehenden Beispiel Erstelle Auftrag) gestartet werden.