Aktualisiert am 21. März 2025

Relationen

Als Relationen werden in Winoffice Prime beidseitige Verknüpfungen zwischen zwei Objekten/Datensätzen bezeichnet. Öffnet man zum Beispiel die Details einer Adresse, so sind dank den Relationen sämtliche mit dieser Adresse verknüpften Emails, Termine, Telefonnotizen, Projekte, Verkaufsdokumente, die gesamte Korrespondenz sowie alle Kundendienstanfragen einsehbar.

Die Grafik zeigt ein weiteres Beispiel, um das Konzept der Relationen weiter zu veranschaulichen. Hier hat sich Herr Hans Muster soeben einen Termin Projekt Abschluss-Apéro eingetragen und in diesem drei Relationen hinterlegt. Er tat dies auf der Containerseite Klassifizierung des Termins. Die drei Relationen sind:

Eine Relation zum Datensatz der Adresse OBF AG
Eine Relation zur Kontaktperson Carmen Maurer
Eine Relation zum Projekt Umbau Hauptgebäude

Diese Einträge bewirken, dass nun der Termin Projekt Abschluss-Apéro in allen drei über eine Relation verbundenen Datensätzen angezeigt wird. Da es sich beim Termin um einen Datensatz vom Typ Aktivität handelt, wird er in der der Containerseite Aktivitäten der Datensätze OBF AG (in der Abbildung nicht gezeigt), Umbau Hauptgebäude sowie Carmen Maurer gelistet.

Relationen wirken stets beidseitig. Das heisst, dass zum Beispiel die Details des Termins durch einen Doppelklick aus der Tabelle der Aktivitäten im Kontaktdetail von Carmen Maurer geöffnet werden können.

Details von Carmen Maurer lassen sich aus den Termindetails durch einen Rechtsklick auf den entsprechenden Relationseintrag und Auswahl der Option Bearbeiten einsehen.

Relationen können ab einem bestimmten Status des betreffenden Objektes unter Umständen nicht mehr bearbeitet werden. Sie werden dann als Information in grauer Schrift dargestellt. In diesen Fällen ist es jedoch trotzdem möglich, das verknüpfte Objekt mittels Doppekklick oder, wie oben beschrieben, mit Rechtsklick & Bearbeiten zu öffnen.

Bitte beachten Sie

Relationen sind reine Verknüpfungen zwischen Datensätzen. Die durch diese Verknüpfungen verbundenen Datensätze werden dabei nicht kopiert. Wird ein Datensatz gelöscht, so werden auch alle Relationen dieses Datensatzes gelöscht.

Automatisch gebildete Relationen

Relationen werden von Winoffice Prime auch automatisch angelegt:

Beim Empfang von Emails - Alle eingehenden Emails werden automatisch anhand der Absenderadresse mit dem betreffenden Adress- und Kontaktdatensatz verbunden. Sollte zum Zeitpunkt des Eingangs die Email Adresse noch nicht in einer Adresse oder einem Kontakt eingetragen sein, so wird das Email durch einen täglich ausgeführten Job nachträglich automatisch verknüpft, sobald diese Stammdaten nachgeführt sind.
Beim Erstellen von Datensätzen aus einem bereits bestehenden Datensatz. Wir ein Datensatz durch eine Aktion aus einem anderen Datensatz erstellt (z.B. Ein Termin aus einer Telefonnotiz, eine Leistung aus einem Termin, etc.), so werden die Relationen des Ursprungs-Objektes in das daraus erstellte Objekt übertragen. Zudem werden auch das Ursprungsobjekt und das daraus neu erstellte Objekt durch eine Relation miteinander verbunden.

Mit Hilfe der Relationen entsteht so wie von selbst ein engmaschiges Netz von Beziehungen zwischen den im Portal gehaltenen Daten.