Aktualisiert am 21. März 2025

Debitorensuche

Die Ansicht Debitorensuche dient der Anzeige aller im System vorhandener Debitorenobjekte wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Zahlungen, Rückzahlungen und Minder-/Mehrerlöse für welche der jeweilige Anwender eine Anzeigeberechtigung besitzt.

Die Formatierung einer Zeile in der Tabelle gibt Auskunft über den Bearbeitungszustand des jeweiligen Objekts.

Details

Der Ribbon für die Ansicht Debitorensuche bietet den direkten Zugriff auf die Aktionen, welche für die in der Tabelle markierten Objekte ausgeführt werden können.

Hinweis Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

Gutschrift - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Gutschrift.

Rückzahlung - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Debitoren Rückzahlung.

Zahlung - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Debitoren Zahlung.

Bitte beachten Sie

Um Inkonsistenzen zu vermeiden, ist es nicht möglich, Debitorenzahlungen manuell zu erfassen für Bankkonten, für welche die elektronische Kontoabstimmung mittels Winoffice Prime Banking vorgesehen ist.

Löschen - Löscht den in der Ansicht markierten Datensatz.

Vorschau - Zeigt eine Vorschau des Dokumentes auf dem Bildschirm.

Drucken - Druckt die im Ribbon bezeichneten Elemente anhand der im Dokument eingetragenen Vorlagen.

Hinweis Weitere in dieser Gruppe verfügbare Aktionen für markierte Rechnungen dienen dem Druck der Rechnung mit QR Zahlteil in zwei getrennten Dokumenten bzw. dem separaten Druck des QR Zahlteils.

SmartLinks

Link senden - Erstellt ein neues Email und fügt einen SmartLinks zu dem in der Ansicht markierten Objekt in den Emailtext ein.

Bekannte Einschränkung

Beim Ausführen dieser Aktion steht in der daraus erstellten Email die Funktion zum automatischen Einfügen der Anrede und der Signatur nicht zur Verfügung.

Link kopieren - Kopiert einen Link zu dem in der Ansicht markierten Objekt in die Windows Zwischenablage. Dieser kann sodann an beliebiger Stelle mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Email senden

Per Email senden - Erstellt eine neue Email Nachricht, generiert ein PDF Dokument anhand der im markierten Objekt eingetragenen Vorlage und fügt dieses dem Email als Dateianhang an.

Hinweis Diese Aktion steht für Rechnungen und Gutschriften zur Verfügung.

Als ZUGFeRD senden - Bereitet das markierte Objekt im ZUGFeRD Format auf, erstellt eine neue Email Nachricht und fügt dieser das ZUGFeRD PDF als Dateianhang an. Ist ein aktiver Digitalsignatur Konnektor vorhanden und wird die ZUGFeRD Datei von einem authorisierten Mitarbeiter erstellt, so kann das Objekt gleichzeitig auch automatisch digital signiert werden.

Hinweis Diese Aktion steht für Rechnungen und Gutschriften zur Verfügung.

Hinweis In der Standardkonfiguration werden bei der manuellen oder automatischen Ausgabe von Rechnungen im PDF oder ZUGFeRD Format zwei Dateien erstellt (Rechnung und QR Zahlteil getrennt). Sollten Sie eine kombinierte Ausgabe von Rechnung und QR Zahlteil in eine Datei wünschen, so wenden Sie sich bitte an den Winoffice Support.

QuickActions

QuickActions erstellen - Öffnet ein Fenster für die Auswahl einer QuickAction, welche für den markierten Datensatz erstellt werden soll.

Bearbeiten

Freigabe zurücknehmen / In Bearbeitung - Versetzt das in der Ansicht markierte Objekt zurück in den Status In Bearbeitung. In diesem Status kann das Objekt erneut bearbeitet werden. Freigegebene Debitorenobjekte können nur in den Bearbeitungsstatus zurückversetzt werden, so lange sie noch nicht abgeschlossen sind.

Bitte beachten Sie

Wird der hier beschriebene Vorgang ausgeführt, nachdem das Objekt in das Hauptbuch transferiert wurde, so wird der durch den Transfer erstellte Hauptbuchbeleg gelöscht. Dies jedoch nur dann, wenn der Beleg in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr datiert ist und, im Fall von Rechnungen und Gutschriften, nur so lange die MWST noch nicht abgerechnet ist. Das Objekt muss nach einer allfälligen Bearbeitung erneut transferiert werden.

Hinweis Soll eine Rechnung, Mahnung oder Gutschrift deren Ausgleich (Verbuchen mit einer Zahlung, Rückzahlung oder Gutschrift) erneut bearbeitet werden, so muss zuvor der Zahlungsausgleich rückgängig gemacht werden.

Hinweis Wird die Freigabe einer Rechnung oder Gutschrift in der Ansicht Debitorensuche zurückgenommen, so wird das betr. Objekt aus der Ansicht entfernt. Es kann danach in der Ansicht Rechnungen bzw. Gutschriften aufgerufen und weiter bearbeitet werden.

Zahlungsausgleich rückgängig - Wurde eine Rechnung, Mahnung oder Gutschrift bereits ausgeglichen, so kann der betreffende Zahlungsausgleich rückgängig gemacht werden, falls eines der saldierten Objekte nachträglich angepasst werden soll. Dazu kann das Objekt in der Ansicht markiert und die Aktion Zahlungsausgleich rückgängig ausgeführt werden. Es erscheint eine Systemmeldung, welche auf das Löschen aller Mehrerlöse oder Erlösminderungen hinweist. Nach Ausführen der Aktion Zahlungsausgleich rückgängig werden die betreffenden Objekte in der Ansicht Offene Debitoren als nicht ausgeglichen geführt, können von dort aus bearbeitet und nach erfolgter Änderung wieder ausgeglichen/verbucht werden.

Bitte beachten Sie

Wird der hier beschriebene Vorgang ausgeführt, nachdem die saldierten Objekte (Rechnung, Gutschrift, Rückzahlung, Zahlung, Erlösminderung, Mehrerlös) in das Hauptbuch transferiert wurden, so werden die durch den Transfer erstellten Hauptbuchbelege gelöscht. Dies jedoch nur dann, wenn diese in einem noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahr datiert sind und nur so lange die MWST für diese Belege noch nicht abgerechnet ist. Die betroffenen Belege müssen nach einer allfälligen Bearbeitung erneut transferiert werden.

Verarbeiten

In Gutschrift - Startet den Assistenten für das Überführen der markierten Rechnung in eine Gutschrift. Die Übersicht der möglichen Überführungswege gibt Aufschluss über die Möglichkeiten und Regeln im Zusammenhang mit dieser Aktion.

Ablage

Dateianhänge archivieren - Archiviert alle in markierten Rechnungen und Gutschriften enthaltenen Dateianhänge. Durch die Archivierung werden die Anhänge aus dem Winoffice Prime Portal in ein vorbestimmtes Serververzeichnis kopiert. Nach dem Archivieren bleiben die Anhänge mitsamt ihrer Eigenschaften im Container Dokumente der betr. Rechnungen und Gutschriften sichtbar. Archivierte Dateianhänge sind durch eine Markierung in der Spalte Archiviert erkennbar.

Hinweis Bevor Dateianhänge archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie

Bei der Archivierung vieler Dateianhänge kann die Serverauslastung kurzzeitig ansteigen. Es wird daher empfohlen, das Archivieren in Einzelschritten und zu Randzeiten durchzuführen.

Lieferplanung

Zu Liefertour hinzufügen - Öffnet ein Fenster zur Auswahl und Zuweisung der markierten Rechnung, bzw. der Rechnungsadresse zu einer Liefertour.

Hinweis Diese Aktion steht für Rechnungen zur Verfügung.

Weitere Aktionen

Berichte

Aktivitäten einfügen

Dokumente einfügen

Kundendienst einfügen