Aktualisiert am 21. März 2025
Dokumenteigenschaften
Die Dokumenteigenschaften sind wie eine Art Hülle oder Verpackung für die eigentliche Dokumentdatei konzipiert. In dieser Eigenschaft ergänzen sie eine Dokumentdatei um all jene Attribute, durch welche deren Beschreibung, Zugriffsberechtigung, Verarbeitungssteuerung und Bearbeitungsprotokollierung möglich werden.
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Hinweis Wenn Sie neu in die Arbeit mit Winoffice Prime einsteigen oder wenn Sie mehr Informationen über die Beziehungen zwischen Dokumentdateien und Dokumenteigenschaften erhalten möchten, empfehlen wir das Studium der Grundlagen des Winoffice Prime Dokumentenmanagements. |
Die Dokumenteigenschaften werden angezeigt, wenn ein Dokument markiert und danach die Aktion Eigenschaften ausgeführt wird.
Die Symbolleiste
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Speichern und schliessen - Damit werden die Dokumenteigenschaften gespeichert und das aktive Fenster geschlossen. Die Aktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten. |
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Speichern - Speichert die Dokumenteigenschaften. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet. Die Aktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder einen Wert enthalten. |
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Anzeigen - Öffnet die Dokumentdatei zur Ansicht im schreibgeschützten Modus. Änderungen, welche in einer auf diese Weise geöffneten Dokumentdatei vorgenommen werden, werden nicht im Portal gespeichert |
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Bearbeiten - Öffnet die Dokumentdatei zur Bearbeitung. Der betreffende Mitarbeiter wird für die Dauer der Bearbeitung in der Spalte Gesperrt von der Ansicht Dokumente geführt |
Dokument
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Eigenschaft |
Beschreibung |
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Vorlage |
Wurde das Dokument aus einer Vorlage erstellt, so wird deren Bezeichnung in diesem Feld angezeigt. Die Details der Vorlage können mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung geöffnet werden. |
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Dokumentname |
Die Bezeichnung des Dokuments kann hier geändert werden, sofern es nicht durch einen anderen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde. Ohne Eintrag in diesem Feld können die Dokumenteigenschaften nicht gespeichert werden. Hinweis Die Dateiendung besteht aus einem Punkt sowie einer Zeichenfolge aus drei bis vier Buchstaben. Sie sollte möglichst nicht geändert werden. Winoffice Prime erkennt anhand der Endung die Anwendung, mit der die Dokumentdatei bearbeitet werden kann. |
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Betreff |
Dieses Feld kann vom Besitzer des Dokuments bearbeitet werden. Handelt es sich beim Dokument um ein Korrespondenzschreiben, so kann der Wert in diesem Feld in die Betreffzeile des Dokuments übernommen werden, sofern es nicht durch einen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt wurde. |
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Sicherheit |
Hier wird die Grundauswahl für die Veröffentlichungssicherheit des Dokuments getroffen. Wird die Sicherheit Individuell gewählt, so erhalten die Dokumenteigenschaften ein zusätzliches Register Individuelle Sicherheit (s. weiter unten). |
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Ungültig |
Durch Aktivieren dieser Checkbox kann das Dokument für die weitere Verwendung gesperrt werden. |
Dokumentinformationen
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Eigenschaft |
Beschreibung |
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Sprache |
Hier wird die Sprache gesetzt, in welcher das Dokument verfasst ist. Diese Eigenschaft kann als Filter in der Ansicht Dokumente verwendet werden. |
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Besitzer |
Der hier als Besitzer des Dokuments eingesetzte Benutzer verfügt auch ohne Eintrag in der Dokumentsicherheit die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten oder zu löschen. Der Besitzer kann mit Hilfe der gleichnamigen Aktion in den Dokumenteigenschaften geändert werden. |
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Version |
In diesem Feld kann die freie Bezeichnung einer Dokumentversion eingetragen werden. Das nicht zur Bearbeitung stehende, rechte Teilfeld zeigt die Revisionsnummer an. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, welche mit jeder Bearbeitung des Dokuments (konkret nach jeder Check-Out/Check-In Folge) um 1 erhöht wird, sofern die Checkbox Versionieren aktiv ist. |
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Grösse |
Der hier angezeigte Wert entspricht dem Speicherplatz, den die Dokumentdatei beansprucht. |
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Erstellt / Geändert |
Die Angaben in diesen beiden Feldern sowie der dahinterstehende Nach-/Vorname eines Benutzers können für die Sortierung und Filterung in der Ansicht Dokumente verwendet werden. |
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Versionieren |
Wird diese Checkbox aktiviert, so wird nach jeder neuen Bearbeitung des Dokuments die Revisionsnummer (rechtes Teilfeld des Feldes Version) um 1 erhöht und das Dokument wird in der aktuellen Version über die Ansicht Dokumente bereitgestellt. Gleichzeitig wird bei jedem Check-Out eine Kopie des Dokuments angelegt. All diese Kopien können im Register Frühere Versionen eingesehen werden. |
Seriendruck-Konfiguration
In diesem Register werden Datenquellen aus dem Winoffice Prime Portal definiert, welche beim Erzeugen von Seriendokumenten verwendet werden. Das Kapitel Automatisierung von Dokumentvorlagen gibt nähere Auskunft darüber, wie diese Datenquellen genutzt werden können.
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Eigenschaft |
Beschreibung |
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Seriendruck |
Mit Hilfe dieser Auswahlliste sind drei Einstellungen möglich:
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Frühere Versionen
Ist für ein Dokument im Register Dokumentinformation die Versionierung aktiv, so wird jede frühere Version der Dokumentdatei in diesem Register archiviert. Durch Ausführen der Aktion Bearbeiten aus der Symbolleiste des Registers kann eine bestimmte, in der Tabelle markierte Vorversion im schreibgeschützten Modus geöffnet werden.
Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnet sich das Fenster Dokumentversion. Darin können Versionshinweise eingetragen werden.
Weitere Register
Die weiteren Register sind in einem Grossteil der Objektdetails vorhanden. Ihre Beschreibung kann mit Klick auf einen der untenstehenden Popup Links eingesehen werden.
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