Aktualisiert am 21. März 2025

Veröffentlichungssicherheit

Mit der Veröffentlichungssicherheit kann für Aktivitäten und Dokumente auf Ebene eines einzelnen Objektes bestimmt werden, wer das Objekt einsehen oder bearbeiten kann. Dies auch dann, wenn ein Anwender über seine Rollen-/Rollengruppenzuweisung das grundsätzliche Zugriffsrecht auf Objekte des betreffenden Typs besitzt.

Sicherheit Privat

Objekte mit der Sicherheit Privat sind nur für den im Feld Zuständig eingetragenen Benutzer sichtbar.

Hinweis Eine Ausnahme der beschriebenen Regel bildet das Objekt Termin. Der Zeitpunkt und die Dauer von Terminen mit der Sicherheit Privat werden im Kalender für alle Benutzer sichtbar angezeigt. Damit ist sichergestellt, dass z.B. die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Folge eines privaten Termins erkannt werden kann.

Sicherheit Manager

Objekte mit der Sicherheit Manager sind für den im Feld Zuständig eingetragenen Benutzer sowie für den Mitarbeiter sichtbar, welcher in seinen Mitarbeiterdetails einen Managementeintrag für den zuständigen Mitarbeiter besitzt.

Sicherheit Projekt

Die Sicherheit Projekt kann nur eingesetzt werden, wenn in den Relationen des Objektes auch ein Projekt eingetragen ist. Die Sicherheit bewirkt, dass nur Mitarbeiter das Objekt sehen und bearbeiten können, welche als Mitglieder im ausgewählten Projekt eingetragen sind.

Sicherheit Team

Die Sicherheit Team kann nur eingesetzt werden, wenn neben dem zuständigen Mitarbeiter auch ein Team im Feld Zuständiges Team eingetragen ist. Die Sicherheit bewirkt, dass nur Mitglieder des ausgewählten Teams das Objekt sehen und bearbeiten können.

Sicherheit Öffentlich

Objekte mit der Sicherheit Öffentlich sind für alle Mitarbeiter sichtbar, welche durch die Zuweisung der entsprechenden Rolle oder Rollengruppe berechtigt sind, Objekte vom betreffenden Typ zu sehen und/oder zu bearbeiten.

Individuelle Sicherheit für Dokumente

Wird für ein Dokument die Sicherheit Individuell gewählt, so erhält es ein zusätzliches Register mit der Bezeichnung Individuelle Sicherheit. Die Tabelle im Container kann nach Sicherheitstyp gruppiert werden.

Die Werkzeugleiste des Registers stellt drei Sicherheitstypen zur Auswahl:

Benutzer: Eine Auswahl aller Mitarbeiter wird angezeigt.

Team: Die Auswahl aller Teams wird angezeigt. Ein Team oder mehrere können selektiert werden.

Projekt: Eine Liste aller Projekte wird angezeigt. Ein Projekt oder mehrere können ausgewählt werden.

Für jeden Eintrag der Tabelle können durch Aktivieren der Checkboxes in den beiden Spalten Schreibzugriff und Darf löschen die folgenden Berechtigungen erteilt oder durch Deaktivieren der Checkboxes entzogen werden:

Schreibzugriff: Der betr. Mitarbeiter resp. alle Mitglieder des gewählten Teams oder Projektes dürfen das Dokument bearbeiten.

Darf löschen: Der betr. Mitarbeiter resp. alle Mitglieder des gewählten Teams oder Projektes dürfen das Dokument löschen.

Sind sowohl die Checkbox Schreibzugriff als auch Darf löschen deaktiviert, so besitzt der betr. Mitarbeiter resp. besitzen die Mitglieder des Teams oder Projektes lediglich die Berechtigung, das Dokument zu sehen, zu drucken, als Kopie auf dem PC zu speichern oder zu versenden. Eine Berechtigung, das Dokument zu ändern oder zu löschen existiert in diesen Fällen nicht.

Ein Dokument mit der Sicherheit Individuell ist für all jene Mitarbeiter, Team- und Projektmitglieder unsichtbar, für welche kein Eintrag in der Tabelle im Register Individuelle Sicherheit existiert.

Hinweis Soll eine bestimmte Sicherheitseinstellung mit Hilfe der individuellen Sicherheit für alle Mitarbeiter vorgenommen werden, so kann dies mit Hilfe des Teams Mitarbeiter (Jeder) erreicht werden.