Aktualisiert am 21. März 2025

Dokumente - Einführung

Winoffice Prime unterstützt das Erstellen, bearbeiten und transformieren von Dokumenten unterschiedlicher Ausprägung. Um die verschiedenen Begriffsinhalte zu klären und um den Inhalt dieses Kapitels über das Dokumentenmanagement einzugrenzen, werden hier erst einmal die verschiedenen Arten der in Winoffice Prime unterstützten Dokumentklassen aufgeführt.

Dokumentklasse	Beschreibung
Finanzdokumente	Hierbei handelt es sich um die elektronischen, als strukturierte Datensätze in Winoffice Prime verwalteten, Abbilder von Belegen zum Zweck der regelkonformen Buchführung in den Debitoren, Kreditoren und im Hauptbuch. Hinweis Die Begriffe Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzdokument stehen nicht für Belege in phyischer Form (z.B. Papierbelege) oder für deren Abbilder in Form von Dateien (z.B. PDF Rechnungen oder gescannte Papierbelege).
Einkaufs-, Verkaufsdokumente	In diese Dokumentklasse gehören alle in Winoffice Prime in strukturierter Form verwalteten digitalen Abbilder von Belegen, welche im Zuge der Verkaufs- und Beschaffungsprozesse ausgestellt sowie mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden (z.B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, etc.) Hinweis Die Begriffe Einkaufs- und Verkaufsdokumente stehen nicht für Belege in phyischer Form (z.B. Papierbelege) oder für deren Abbilder in Form von Dateien (z.B. PDF Rechnungen oder gescannte Papierbelege).
Dateianhang	Dateianhänge sind Dateien jeglichen Typs, welche einem bestimmten Winoffice Prime Objekt angefügt werden. Sie werden entweder durch Winoffice Prime automatisch generiert (z.B. mittels der Aktion Per Email senden, welche für bestimmte Objekte verfügbar ist) oder stammen aus externen Quellen und werden durch einen Anwender in Winoffice Prime hochgeladen und dem betreffenden Objekt angefügt.
Originaldokument	Dies sind Dateianhänge, welche in Verkaufsdokumenten und Finanzdokumenten angefügt werden und welche ab Erreichen eines bestimmten Bearbeitungsstatus des Stammobjektes nicht mehr bearbeitbar oder löschbar sind.
Dokument	Als Dokument wird in Winoffice Prime eine Datei jeglichen Typs bezeichnet, welche mittels Dokumenterstellungsassistent, per Drag&Drop in die Ansicht Dokumente oder per Dokumenteneingang erstellt wird.

Dateianhänge vs Dokumente

Dateianhänge und Dokumente dienen unterschiedlichen Anwendungsfällen. Die untenstehende Tabelle dient der Orientierung bei der Verwendung dieser beiden Dokumentklassen.

Eigenschaft	Dateianhänge	Dokumente
Zweck	Dateianhänge werden zu einem eng beschränkten Zweck einem bestimmten Objekt angefügt.	Dokumente können mittels Dokumentverweisen beliebig mit verschiedenen Objekten verknüpft werden und sind somit universell einsetzbar.
Verwendung	Typischer Anwendungsfall ist eine Datei, welche per Email versendet oder empfangen wird. Weitere Beispiele für Dateianhänge sind gescannte Papierdokumente, welche Finanzdokumenten angefügt sind.	Alle Formen der schriftlichen Korrespondenz, aber auch Produkt- und Projektdokumentationen, Marketingmaterial, ProjektPreislisten, usw.
Entstehung	Ausserhalb von Winoffice Prime oder ohne manuelle Einflussnahme automatisch (Versand von PDF Rechnungen, Dateianhänge in Emails von Kampagnen)	Durch den Benutzer gesteuert mit Hilfe des Dokumenterstellungsassistenten oder per Drag&Drop in der Ansicht Dokumente.
Einsatz als Vorlage	Dateianhänge können nicht als Vorlage verwendet werden	Dokumente können als Vorlage für das Erstellen von anderen Dokumenten oder von Dateianhängen dienen.
Zugriffssteuerung	Dateianhänge können mit Hilfe der Veröffentlichungssicherheit für den Zugriff durch bestimmte Mitarbeiter oder Teams freigegeben werden.	Dokumente können mit Hilfe der Veröffentlichungssicherheit für den Zugriff durch bestimmte Mitarbeiter oder Teams freigegeben werden.
Zugang	Der Zugang zu einem Dateianhang erfolgt für authorisierte Benutzer im Container Dokumente im Detail jenes einen Objektes, welchem der Dateianhang angefügt ist.	Der Zugang für autorisierte Benutzer erfolgt entweder im Dokumentcontainer eines von möglicherweise vielen Objekten, mit welchen das Dokument verknüpft ist. Zudem besteht in den beiden Ansichten Dokumente und Dokumentenexplorer die Möglichkeit, alle in einem Portal verwalteten Dokumente zu durchsuchen und mit Hilfe einer Volltextsuche zu finden.
Im Web teilen	Dateianhänge können nicht im Web geteilt werden	Dokumente können mit Hilfe von WebLinks auch aussenstehenden Personen und Geschäftspartnern zum Download bereitgestellt werden.