Aktualisiert am 21. März 2025

Dokumentenvorlage

Eine Dokumentvorlage wird als Schablone für das manuelle oder automatische Erstellen von Dokumenten benötigt. Die Übersicht gibt weitere Aufschlüsse über die Zusammenhänge zwischen Dokumenten, Dokumentdateien, Dokumenteigenschaften und Dokumentenvorlagen.

Dokumentvorlagen können grundsätzlich für alle Dokumente unabhängig vom Typ der darin enthaltenen Dokumentdateien erstellt werden. Damit wird die Erstellung von Dokumenten mit ähnlichem Inhalt in stets gleicher Qualität stark vereinfacht, da Standardinhalte von Dokumenten sowie Formatierungen aus der Vorlage in jedes daraus erstellte Dokument übernommen werden. Darüber hinaus "vererben" Vorlagen auch spezifische Eigenschaften wie die Sicherheitseinstellungen, Pflichtfelder, Relationen, usw. an die daraus erstellten Dokumente.

Hinweis Vorlagen können sowohl von Grund auf neu erstellt, als auch in der Vorlagenansicht mit Hilfe einer Aktion kopiert werden.

Allgemein

Eigenschaft	Beschreibung
Gruppe	Dies bestimmt die Gruppe, zu welcher die Vorlage gehören soll. Die hier zur Auswahl stehenden Gruppen können in den Stammdaten verwaltet werden. Gruppen (z.B. Personal oder Korrespondenz) erleichtern die Auswahl und Einordnung von Dokumentvorlagen.
Name	Hier wird die Bezeichnung bestimmt, unter welcher die Vorlage in der Ansicht Vorlagen angezeigt wird. Als Name wird bevorzugt ein beschreibender Begriff gewählt, welcher den Inhalt der Vorlage treffend wiedergibt.
Dokument	Dokument ist ein Pflichtfeld. Die Auswahl (F4) öffnet ein Fenster mit der Liste aller in der Dokumentablage verwalteten Dokumente. Das an dieser Stelle ausgewählte Dokument - oder besser dessen Dokumentdatei - bildet den Inhalt der Dokumentenvorlage. Bitte beachten Sie Sollen bei Verwenden einer Vorlage auch individualisierte oder kontextabhängige Informationen (z.B. die Empfängeradresse eines Briefes) automatisch in das daraus erstellte neue Dokument eingesetzt werden, so müssen die dafür benötigten Platzhalter in der ausgewählten Dokumentdatei eingesetzt sein.
Standardname	Der Inhalt dieses zweigeteilten Feldes erscheint später im Feld Dokumentname des Dokumenterstellungsassistenten. Wird eine Standardbezeichnung eingetragen (z.B. eine Bezeichnung mit Bindestrich wie Fax - , Brief - , Kurz - , etc.), so wird diese Bezeichnung für die Vergabe des jeweiligen Dokumentnamens bereits vorgeschlagen und kann von Fall zu Fall durch einen individuellen Teil ergänzt werden. Die Dateiendung im Feld rechts neben dem Standardnamen bestimmt die Anwendung, mit welcher die jeweilige Dokumentdatei geöffnet werden soll.
Aktiv	Das Aktivieren dieser Checkbox bewirkt, dass eine Vorlage verwendet werden kann. Nicht mehr benötigte/veraltete Vorlagen oder noch nicht fertig gestellte Vorlagen können mit deaktivierter Aktiv Checkbox gespeichert werden..
Seriendruck manuell aktualisieren	Das Aktivieren dieser Checkbox bewirkt, dass die Seriendruckfelder der aus der Vorlage erstellten Dokumentdatei lediglich bei deren Erstellung aus der Portaldatenbank eingesetzt und beim erneuten Öffnen des Dokuments nicht aktualisiert werden.
Sicherheit	Hier wird die Grundauswahl für die Veröffentlichungssicherheit der Vorlage und aller daraus abgeleiteten Dokumente getroffen. Wird die Sicherheit Individuell gewählt, so erhalten die Eigenschaften der Vorlage ein zusätzliches Register Individuelle Sicherheit. Die hier gewählte Sicherheit wird von der Vorlage an alle daraus abgeleiteten Dokumente vererbt.

Obligatorische Relationen

In diesem Register können mit Hilfe der darin befindlichen Checkboxes und Auswahlfelder jene Relationen bestimmt werden, welche beim Erstellen eines Dokumentes aus der Vorlage unter Verwendung des Dokumenterstellungsassistenten zwingend in dessen Maske ausgefüllt werden müssen. Damit wird die Konsistenz und Datenqualität der im Portal verwalteten Dokumente erhöht.

Mit Hilfe des Auswahlfeldes Zusätzliche Relation können Relationen zu weiteren Objekten für die Vorlage bestimmt werden. Die Auswahl umfasst sämtliche in Winoffice Prime verfügbaren Objekte. Bei Fragen zu einer bestimmten gewünschten Zusatzrelation wird empfohlen, den zuständigen Portaladministrator oder den Winoffice Support zu konsultieren.

Standard-Relationen

Die hier eingetragenen Relationen zu bestimmten Objekten im Portal werden in jedes manuell oder automatisch aus der Vorlage abgeleitete Dokument übertragen.

Weitere Register

Die weiteren Register sind in einem Grossteil der Objektdetails vorhanden. Ihre Beschreibung kann mit Klick auf einen der untenstehenden Popup Links eingesehen werden.

Bemerkungen

Kennungen

Individuelle Sicherheit