Aktualisiert am 21. März 2025

Kennungen

Bitte beachten Sie

Kennungen müssen typisiert sein, damit sie mit Hilfe der dafür vorgesehenen Aktionen verwendet werden können. Zur Typisierung von Kennungen s. auch unter Kennung.

Allgemein

Kennungen, oder Tags, dienen in Winoffice Prime der Klassifizierung von Datensätzen. Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung von Adressen, Artikeln, Dokumenten, Emails, Projekten und weiteren Objakten verwendet und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten eingesetzt werden.

Tags können bei der Organisation Ihrer Daten ähnlich eingesetzt werden, wie die Ordner eines Dateisystems. Der entscheidende Vorteil von Kennungen gegenüber Ordnern ist, dass ein Objekt (z.B. ein Email oder ein Dokument) gleichzeitig mehreren Kennungen zugewiesen werden kann, ohne dass dafür das Objekt kopiert werden muss.

So kann beispielsweise eine eingegangene Email sowohl den Tags Projekte, Verträge und Dringend zugewiesen werden, was bei Verwendung von herkömmlichen Ordnern bedeuten würde, dass die Email mehrfach kopiert werden müsste, um sie in die drei genannten Ordner abzulegen.

Tags werden durch den Stammdatenadministrator des Portals global für alle Anwender in den Stammdaten angelegt und verwaltet. Daneben kann jeder Benutzer in seinem Administrationsbereich eigene, nur für seinen persönlichen Gebrauch genutzte, Kennungen verwalten.

Zuweisen und Filtern

Kennungen können einem Objekt wie folgt zugewiesen werden:

Bei geöffnetem Objekt im Register Kennungen des Containers Allgemein. Hier können Kennungen auch entfernt werden.
Mittels Rechtsklick auf einem oder mehreren markierten Datensätzen einer Ansicht und dem anschliessenden Ausführen der Aktion Kennungen / Hinzufügen. Auf die gleiche Weise können Kennungen auch aus markierten Datensätzen entfernt werden.
Durch Markieren eines oder mehrerer Datensätze einer Ansicht und dem anschliessenden Ausführen von Attribute / Hinzufügen / Kennung im Ribbon. Auf die gleiche Weise können Kennungen auch aus markierten Datensätzen entfernt werden.
Bei aktivem Ordnerverzeichnis in einer Ansicht durch Drag&Drop eines Datensatzes auf einen Eintrag im Ordnerverzeichnis. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in der Beschreibung des Winoffice Prime Desktop.

Bei aktiver Erweiterter Suche kann die Auswahl der relevanten Kennungen zur Ansichtsfilterung mit Hilfe des Ordnersymbols am linken Rand der Filterleiste direkt aufgerufen werden.