Aktualisiert am 21. März 2025

Vorlagen

In der Ansicht Vorlagen werden Schablonen für neue Dokumente erstellt und verwaltet. In einer Vorlage können, basierend auf der Seriendruckfunktion von Microsoft Word, Platzhalter für bestimmte Informationen (z.B. Adressen, Kontaktpersonen, Projekte etc.) eingesetzt werden. Diese werden bei der späteren Verwendung der Vorlage zur Erstellung eines Dokuments durch die aktuellen Informationen aus dem Winoffice Prime Portal ersetzt.

Vorlagen setzen Standards Bei der Dokumenterstellung in Organisationen sollten möglichst oft Vorlagen genutzt werden. Dies unterstützt bei der Umsetzung eines einheitlichen Erscheinungsbildes der Korrespondenz und schützt vor Fehlern mit der Sicherheit einzelner Dokumente.

Bitte beachten Sie

Das Öffnen mehrerer Dokumente, welche auf Basis der Seriendruckfunktion aus einer Vorlage erstellt wurden, wird durch die Zugriffsschutzvorrichtungen in MS Word verhindert. Somit kann jeweils nur ein solches Dokument gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden.

Details

Der Ribbon für die Ansicht Vorlagen bietet den direkten Zugriff auf die Aktionen, welche für die in der Tabelle markierten Objekte ausgeführt werden können.

Hinweis Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

	Vorlage - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Vorlage.
	Löschen - Löscht das/ die in der Ansicht markierte(n) Dokument(e).

SmartLinks

Link senden - Erstellt eine neue Email und fügt einen SmartLink zu dem in der Ansicht markierten Datensatz in den Emailtext ein.

Bekannte Einschränkung

Beim Ausführen dieser Aktion steht in der daraus erstellten Email die Funktion zum automatischen Einfügen der Anrede und der Signatur nicht zur Verfügung.

Link kopieren - Kopiert einen Link zu dem in der Ansicht markierten Datensatz in die Windows Zwischenablage. Aus dieser kann der Link an beliebiger Stelle in Kommentarfeldern mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Bearbeiten

Neues Dokument - Öffnet den Assistenten zur Erstellung eines neuen Dokumentes auf der Grundlage einer in der Ansicht markierten Vorlage.

Ablage

Kopieren - Erstellt eine Kopie der markierten Vorlage. Die Kopie trägt den Namen "Kopie von" + <NAME>, wobei <NAME> für die Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage steht.