Aktualisiert am 21. März 2025

Seriendokumente

Mit dem Winoffice Prime Document Management ist es möglich, die Werte aus beliebigen Portaldatenbankfeldern in Microsoft Word Dokumente einzubetten. Auf diese Weise können zum Beispiel die Empfängeradresse eines Briefes, bestimmte Projektinformationen für die Erstellung eines Vertrages oder die Termine, Traktanden und der Verfasser eines Sitzungsprotokolles automatisch aus der Portaldatenbank in das jeweilige Dokument übertragen werden.

Winoffice Prime bedient sich dafür der Seriendruckfunktionen von Microsoft Word, wobei die Winoffice Portaldatenbank automatisch als Datenquelle konfiguriert ist und die Felder der Portaldatenbank als Seriendruckfelder verwendet werden können.

Nachstehend wird beschrieben, wie diese Möglichkeiten genutzt werden können.

Voraussetzungen schaffen

Checken Sie mit Hilfe des Dokumenterstellungsassistenten ein neues Microsoft Word Dokument in Ihr Portal ein oder verwenden Sie ein bestehendes Dokument, welches als Dokumentschablone dienen soll.
Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und stellen Sie sicher, dass die Seriendruckkonfiguration entweder auf Automatisch oder Manuell gesetzt ist.
Schliessen Sie die Dokumenteigenschaften und öffnen Sie das Dokument zur Bearbeitung.

Seriendruckvorlage erstellen

Erstellen Sie das Layout der Dokumentschablone und verfassen Sie den Textrahmen, welcher für alle später aus dieser Schablone erstellen Dokumente gelten soll. Im hier gezeigten Beispiel wäre dies z.B. der Ort, die Grussformel sowie die Auswahlfelder.
Wählen Sie in Microsoft Word die Einstellung, welche Seriendruckfelder hervorhebt
Deaktivieren Sie in Microsoft Word die Einstellung, welche die Seriendruck Vorschau anzeigt
Platzieren Sie den Cursor an jene Stelle im Dokument, an welcher Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten und klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen, um die Auswahl der Seriendruckfelder zu öffnen.

Es öffnet sich eine dropdown Auswahlliste der verfügbaren Seriendruckfelder. Wählen Sie das gewünschte Feld aus und platzieren Sie dieses mit einem Klick an der zuvor ausgewählten Stelle des Dokuments.
Nach der Auswahl und Platzierung aller Seriendruckfelder deaktivieren Sie die Hervorhebung der Seriendruckfelder (Diese würden sonst auch in den aus der Schablone erstellten Dokumenten hervorgehoben)
Speichern und schliessen Sie das Microsoft Word Dokument und checken Sie das Winoffice Prime Dokument ein.

Auf diese Weise erstellte Dokumente können als Dokument in eine Dokumentvorlage eingesetzt werden. Beim Erstellen von Dokumenten aus solchen Vorlagen werden sodann die in der Vorlage verwendeten Seriendruckfelder durch die Werte aus der Portaldatenbank ersetzt.