Aktualisiert am 11. Dezember 2025

Spesenabrechnungen

Bitte beachten Sie

Aufgrund des speziellen Charakters von Spesen können sie gleichzeitig sowohl ertrags- als auch aufwandswirksam sein. Zu diesem Zweck arbeitet Winoffice Prime mit einem Verrechnungskreislauf für die Ertragsseite sowie einem Auslagenkreislauf für die Aufwands- und Bilanzseite.

Verrechnungskreislauf

Verrechenbare Spesen werden durch die Übernahme in eine Verkaufsrechnung ertragswirksam. Die aus der Rechnung resultierenden Erträge werden durch die Freigabe in die Debitoren und von dort durch den Transfer in das Hauptbuch übertragen.

Auslagenkreislauf

Spesen enthalten Informationen darüber, ob es sich um erstattbare oder nicht erstattbare Auslagen handelt. Mit Hilfe von Spesenabrechnungen werden Spesen im Auslagenkreislauf zusammengefasst.

Spesenabrechnungen enthalten erfolgswirksame (Aufwand) und bilanzwirksame (Verbindlichkeiten) Informationen.

Verarbeitung bilanzwirksamer Informationen von Auslagen

Spesenabrechnungen für erstattbare Auslagen werden direkt erfolgsneutral in eine Kreditoren Rechnung überführt und mittels Zahlungsauftrag bezahlt. Die daraus resultierenden Kreditoren Zahlungen werden mittels Transfer in das Hauptbuch übertragen.

Spesenabrechnungen für nicht erstattbare Auslagen werden nicht in die Kreditoren übertragen. Für die Verbindlichkeiten aus diesen Abrechnungen wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch den Leistungserbringer (z.B. Kreditkartenabrechnung) manuell eine erfolgsneutrale Kreditorenrechnung erstellt und bezahlt. Die daraus resultierenden Kreditoren Zahlungen werden mittels Transfer in das Hauptbuch übertragen.

Verarbeitung erfolgswirksamer Informationen von Auslagen

Aus den erfolgswirksamen Informationen von Spesenabrechnungen für erstattbare und nicht erstattbare Auslagen werden mit Hilfe des Transfers valutagerecht gebuchte Hauptbuchbelege generiert.

Weitere Informationen finden Sie in unseren White Paper zum Thema der Spesenabrechnung, welches Sie kostenlos von unserem Kundendienst beziehen können.

In der Spesenabrechnung werden einzelne Speseneinträge zusammengefasst und danach gesammelt weiterverarbeitet. Es wird zwischen Abrechnungen für erstattbare und solchen für nicht erstattbare Spesen unterschieden. Eine Mischung von erstattbaren und nicht erstattbaren Spesen in einer Spesenabrechnung ist nicht möglich. Ebenso können pro Spesenabrechnung nur Spesen in einer Währung verarbeitet werden.

Zuweilen werden erstattbare Auslagen im Rahmen der Lohnabrechnung mit dem betr. Mitarbeiter abgerechnet und ausbezahlt. Eine sachliche Bindung der Rückvergütung von effektiv angefallenen Spesen an die Lohnauszahlung besteht indes nicht. Auch wird dadurch die Anzahl der möglichen Abrechnungen und die Form der Auszahlung unnötigerweise an jene der Lohnauszahlung gebunden. Winoffice Prime unterstützt daher die von der Lohnauszahlung entkoppelte Spesenrückvergütung. Mit seinen Möglichkeiten zur automatisierten Erstellung von Zahlungsaufträgen und mit der EBICS Direktanbindung an Bankensysteme entsteht dadurch auch kein zusätzlicher Administrationsaufwand.

Folgende Voraussetzungen/Einstellungen sind vorzunehmen um die Spesenabrechnungen in Winoffice Prime zu automatisieren:

Für jeden Mitarbeiter, welchem Spesen rückvergütet werden sollen, muss eine Adresse erstellt werden und darin muss der für die Spesenzahlungen anzuwendende Zahlungsweg hinterlegt sein.
Es muss mindestens eine Kreditoren Artikelvariante mit Steuercode "0% Vorsteuer" erfasst und den Kreditorendaten der in a) erstellten Adresse zugewiesen sein. Diese Artikelvariante steuert die automatische Umbuchung aus dem Spesenkontokorrent des Mitarbeiters auf das Kreditorenkonto.
Im Feld Rechnungsadresse des Mitarbeiterdetails muss die in a) erfasste Adresse eingetragen werden