Aktualisiert am 21. März 2025

Spesen

Aufwendungen und Auslagen, seien diese in Bar oder mit einem Firmenzahlungsmittel werden im Objekt Spesen verwaltet.

In der Ansicht Spesen
In all jenen Objektdetails, in welchen es ein Container Leistungen gibt (Ausnahme: In Adressen)

Details

Allgemein

Das Feld Datum enthält das Datum der Auslage.

Im Feld Mitarbeiter wird der Name des Mitarbeiters automatisch eingetragen, der die Spesen erfasst. Soll ein Spesenfall für einen anderen Mitarbeiter erfasst werden, so kann der Eintrag geändert werden.

Bitte beachten Sie

Damit Spesen für einen anderen Mitarbeiter erfasst werden können, muss der Benutzer entweder als Leiter des betreffenden Projektes eingetragen sein oder er benötigt in seinen Mitarbeiterdetails im Register Berechtigungen pro Mitarbeiter einen Eintrag für denjenigen Mitarbeiter für welchen er die Spesen erfassen möchte.

Im Feld Projekt wird das Projekt ausgewählt, für welches die Spesen erfasst werden sollen. Werden die Spesen aus dem betreffenden Projekt erfasst, so ist das Projekt bereits eingetragen. Analog dient das Feld Arbeitspaket der Zuweisung von Spesen zu einem bestimmten Arbeitspaket des Projektes. Auch hier gilt: Werden die Spesen aus dem betreffenden Arbeitspaket erfasst, so wird sowohl das Projekt als auch das Arbeitspaket automatisch in die Spesenmaske eingetragen.

Bitte beachten Sie

Spesen können nur für Projekte erfasst werden, in welchen der jeweilige Mitarbeiter auch als Mitglied geführt ist und deren Status eine Spesenserfassung zulässt (z.B. im Status In Bearbeitung). Sollen die Spesen auf ein Arbeitspaket gebucht werden, so muss auch dieses einen Status tragen, in welchem die Spesenerfassung erlaubt ist.

Die Adresse des Auftraggebers ist nur dann aktiv, wenn im Register Klassifizierung des Projektes die Checkbox Leistung mit Adresse erforderlich aktiviert ist.

Mit Hilfe der Checkbox Verrechenbar kann bestimmt werden, ob die Spesen einem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen oder nicht. Die Checkbox wird aktiviert, sobald ein Projekt im gleichnamigen Feld eingetragen ist. Ist die Checkbox inaktiv, so wird auch der Container Ertrag ausgeblendet. Die Checkbox Ist Auslage ist standardmässig markiert und inaktiv. Sie kann deaktiviert werden, wenn die Checkbox Verrechenbar aktiviert ist (z.B. für die Erfassung von rein verrechenbaren Spesen).

Ertrag

Dieser Container ist sichtbar, wenn die Checkbox Verrechenbar im Container Allgemein aktiv ist. Das Feld Artikel dient dem Eintrag eines Spesenartikels, welcher für die Fakturierung der Auslage verwendet werden soll. Konsequenterweise stehen auch nur Spesenartikel zur Auswahl, in deren Details die Checkbox Verkauf aktiv ist.

Bitte beachten Sie

Mitarbeiter müssen im Modul Artikel zur Verwendung bestimmter Spesenartikel autorisiert werden. Dafür enthalten die Details jedes Spesenartikels das Register Team- und Mitarbeiterrelationen. Nur in der Tabelle dieses Containers eingetragene Mitarbeiter dürfen den betreffenden Spesenartikel verwenden.

Ausgewiesen: Die Menge/Anzahl in der Einheit des verrechenbaren Artikels, welche in Reports (zum Beispiel in einem Leistungsnachweis für den Kunden) ausgewiesen werden soll. Automatisch eingetragen wird der Wert des Feldes Anzahl aus dem Container Aufwand. Dieser Wert kann danach bei Bedarf geändert werden.

Verrechenbar: Die Menge/Anzahl in der Einheit des verrechenbaren Artikels, welche verrechnet werden soll.

Der Preis wird nach folgender Reihenfolge ermittelt:

Ist für den Mitarbeiter und den ausgewählten Spesenartikel in den Spesendetails ein Sonderpreis definiert?
Wenn nein, wird der in den Details des Spesenartikels festgelegte Preis verwendet.

Der Ertrag ergibt sich aus dem Produkt von Verrechenbar und Preis.

Aufwand

Der Container Aufwand stellt die Auslage des Mitarbeiters oder den Bezug einer Leistung gegen Bezahlung mit einem Firmenzahlungsmittel (Firmenkreditkarte, Kundenkarte der Firma oder Ähnliches) dar. Das Zahlungsmittel gibt die Bilanzseite vor (Via hinterlegtem Kontokorrentkonto des Mitarbeiters). Der Artikel bestimmt mit der darin eingetragenen Aufwandskontierung die Erfolgsseite der Buchung.

Zahlungsmittel: Hier wird das für die Begleichung der Auslage verwendete Zahlungsmittel eingetragen.

Aufwandsartikel: Jener Spesenartikel, welcher für die Spesenabrechnung des Mitarbeiters verwendet werden soll. Konsequenterweise stehen auch nur Spesenartikel zur Auswahl, in deren Details die Checkbox Einkauf aktiv ist.

Bitte beachten Sie

Eine möglichst reibungslose Verarbeitung von Mitarbeiterauslagen wird erreicht, wenn auf der Aufwandsseite des Registers Finanzen des Aufwandsartikels ein inkl. Steuercode verwendet wird.

Text: Eine kurze Umschreibung der Auslage. Dieser Text wird beim Transfer, bzw. beim Übertragen der Spesen in das Hauptbuch als Buchungstext der automatisch generierten Buchhaltungsbelege verwendet.

Anzahl: Die Menge/Anzahl in der Einheit des Aufwandsartikels. Der hier eingetragene Wert wird automatisch in das Feld Ausgewiesen des Containers Ertrag übertragen. Wird statt der Anzahl ein Betrag erfasst, so wird die Anzahl automatisch auf 1 gesetzt.

Betrag: Berechnet aus Anzahl * Preis per oder manuell eingetragener Pauschalbetrag der Auslage.

Bitte beachten Sie

Bemerkungen

Im Textfeld Bemerkungen kann eine Beschreibung der rapportierten Spesen eingetragen werden. Diese Beschreibung kann zum Beispiel in einem Leistungsnachweis zusammen mit den übrigen Spesendetails ausgegeben werden.

Der Text kann mit Hilfe des integrierten Editors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind.

Der Editor verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Die Standardsprache des dafür verwendeten Wörterbuches kann in den Benutzereinstellungen bestimmt werden. Falls diese Einstellung für einen bestimmten Speseneintrag übersteuert werden soll, so kann der Text dieser Spesen markiert und mit Hilfe des Kontextmenus (Rechtsklick) eine andere Sprache ausgewählt werden.

Die Rechtschreibprüfung ist stets aktiv und prüft den Text bei der Eingabe. Sobald die Prüfung einen Rechtschreibfehler vermutet, wird das betreffende Wort mit einer roten Wellenlinie markiert. Wird der Cursor nun in diesem Wort platziert und das Kontextmenu aufgerufen, so werden Korrekturvorschläge angezeigt. Sollte das Wort zwar korrekt geschrieben, jedoch nicht im Wörterbuch eingetragen sein (dies ist z.B. bei Bezeichnungen und Namen häufig der Fall), so kann das Wort entweder im persönlichen (nur für den betr. User) oder im globalen (für alle User) Wörterbuch gespeichert werden.