Aktualisiert am 21. März 2025

Mitarbeiter

In der Ansicht Mitarbeiter können alle Anwender und Mitarbeiter der im Portal geführten Firmen angezeigt werden. Die Anzeige der erfassten Mitarbeiter sowie der Zugang zu den jeweiligen Mitarbeiterdaten kann entsprechend den Zugriffsberechtungen des jeweiligen Anwenders eingeschränkt sein.

Details

Der Ribbon für die Ansicht Mitarbeiter bietet den direkten Zugriff auf die Aktionen, welche für die in der Tabelle markierten Objekte ausgeführt werden können.

Hinweis Die Darstellung des Ribbon kann je nach Lizenz und Berechtigung des aktiven Anwenders von der hier gezeigten Darstellung abweichen. Auch kann es bei Nutzung von Winoffice Prime in Englisch, Französisch oder Italienisch zu Abweichungen von der oben gezeigten Reihenfolge der Symbole innerhalb der Gruppen kommen.

	Externer Mitarbeiter - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Externer Mitarbeiter.
	Mitarbeiter - Erstellt einen neuen Datensatz vom Typ Mitarbeiter.
	Löschen - Löscht den/die in der Ansicht markierten Datensatz/Datensätze.

Suche

Karte - Öffnet ein Webbrowser Fenster und zeigt die Adresse des markierten Mitarbeiters in Google Maps.

SmartLinks

Link senden - Erstellt ein neues Email und fügt einen SmartLinks zu dem in der Ansicht markierten Mitarbeiter in den Emailtext ein.

Bekannte Einschränkung

Beim Ausführen dieser Aktion steht in der daraus erstellten Email die Funktion zum automatischen Einfügen der Anrede und der Signatur nicht zur Verfügung.

Link kopieren - Kopiert einen Link zu dem in der Ansicht markierten Mitarbeiter in die Windows Zwischenablage. Dieser kann sodann an beliebiger Stelle mit Hilfe der Windows Einfügefunktion (z.B. +V) eingesetzt werden.

Bearbeiten

Anreden konfigurieren - Öffnet ein Fenster, in welchem der angemeldete Anwender seine persönlichen Anreden für Emails und Korrespondenz für den markierten Mitarbeiter konfigurieren kann.

Kennwort ändern - Ermöglicht es, das Winoffice Prime Passwort des in der Ansicht markierten Mitarbeiters zu ändern.

Bitte beachten Sie

Jeder Mitarbeiter kann mit Hilfe dieser Aktion das Passwort für sein Benutzerkonto ändern

Winoffice Prime Portaladministratoren können sowohl ihr eigenes, wie auch das Passwort jedes anderen Mitarbeiters ändern.

Rollenzuweisungen kopieren - Öffnet eine neue Ansicht, in welcher derjenige Mitarbeiter aus gewählt werden kann, dessen Rollenzuweisungen kopiert und in den Datensatz des in der Ansicht markierten Mitarbeiters eingefügt werden sollen.

Relationen verschieben - Bietet die Möglichkeit, die Relationen eines bestimmten Datensatzes in einen anderen Datensatz zu verschieben.

Aktivierung der Aktion Diese Aktion ist standardmässig deaktiviert. Sie kann auf Wunsch aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an unseren Kundendienst.

Ablage

Dokument(e) archivieren - Archiviert das/die markierte(n) Dokument(e). Durch die Archivierung werden die Dokumente aus dem Prime Portal in ein vorbestimmtes Serververzeichnis kopiert. Nach dem Archivieren bleibt das Dokument mitsamt seinen Eigenschaften (Sicherheit, Favoriten, Seriendruckeinstellungen, Versionierung, usw.) in der Ansicht sichtbar. Archivierte Dokumente sind durch eine Markierung in der Spalte Archiviert erkennbar.

Hinweis Bevor Dokumente archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Bitte beachten Sie

Bei der Archivierung vieler Dokumente kann die Serverauslastung kurzzeitig ansteigen. Es wird daher empfohlen, das Archivieren von Dokumenten in Einzelschritten und zu Systemnutzungs-Randzeiten durchzuführen. Bevor Dokumente archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Emails archivieren - Nach dem markieren eines oder mehrerer Mitarbeiter in der Ansicht und dem Ausführen dieser Aktion wird ein Fenster geöffnet, in welchem eingetragen werden kann, wie viele Tage seit der letzten Änderung eines Emails verstrichen sein sollen, bevor es archiviert wird.

Funktion archiviert alle in Winoffice Prime enthaltene Emails des markierten Mitarbeiters, welche seit mehr als <x> Tagen nicht bearbeitet wurden als Dateien im .eml Format. (Body inkl. Attachments) in ein bestimmbares Verzeichnis auf dem Server. Durch das Archivieren werden die Emails zwar weiterhin mit Ihrer ID im System angezeigt, ihr Inhalt und die ggf. damit verbundenen Dateianhänge werden aber aus der Datenbank entfernt. Das Email erhält einen neuen Mutationseintrag Archived.

Emails bleiben weiterhin mit der bestehenden Sicherheit als Einträge in den div. Ansichten (z.B. Aktivitäten) sichtbar. Wird ein archiviertes Email mittels Preview angezeigt oder wird es geöffnet, wird an Stelle der Nachricht ein Standardtext angezeigt, welcher auf den Archivstatus hinweist. Mit Hilfe der Aktion wiederherstellen kann ein archiviertes Email mitsamt seinen Anhängen aus dem Archiv wieder in das Winoffice Prime Portal verschoben werden. Das Email erhält dabei den neuen Mutationseintrag Restored.

Bitte beachten Sie

Bevor Emails archiviert werden können, muss ein Serververzeichnis sowie das zuverlässige Backup dafür eingerichtet werden.

Weitere Aktionen

Die Aktionen der weiteren Gruppen gehören zu Standardaktionen, welche im Grossteil der Ansichten in den Prozessen Organizer, Marketing & Vertrieb, Projektmanagement, Servicemanagement sowie Handel zur Verfügung stehen. Ihre Beschreibung kann mittels Klick auf einen der untenstehenden Popup Links eingesehen werden.

Berichte

Aktivitäten einfügen

Dokumente einfügen