Aktualisiert am 21. März 2025

Teams anlegen

Teams dienen in Winoffice Prime primär dazu, die Organisationsstruktur im Unternehmen abzubilden. Teams bestehen aus einem oder mehreren Mitarbeitern und besitzen eine oder mehrere eigene Team Email Adressen. In Aktivitäten und Serviceaufträgen kann die Zuständigkeit einem ganzen Team zugewiesen werden. Für Dokumente, Projekte, Adressen und Artikel ist es ferner möglich, den Zugriff für alle Mitglieder eines Teams freizugeben oder einzuschränken.

Wechseln Sie in die Ansicht Winoffice Prime -> Administration -> Struktur -> Teams;
Klicken Sie in der Symbolleiste der Ansicht auf Team.

Bitte beachten Sie

Wird ein bestimmtes Team aufgelöst oder wird dessen Eintrag in Winoffice Prime aus anderen Gründen nicht mehr benötigt, so soll sein Eintrag nicht gelöscht, sondern in den Status Inaktiv gesetzt werden. Das hat den Vorteil, dass alle bisherigen Relationen und die Kontaktgeschichte des Teams weiterhin bestehen bleiben

Details

Allgemein

Beim Erfassen eines neuen Teams ist die Checkbox Aktiv automatisch aktiviert. Wird ein Team aufgelöst oder nicht mehr benötigt, so kann es durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Inaktive Teams werden in der Ansicht Teams in hellgrauer Schrift dargestellt. In Auswahllisten werden inaktive Teams nicht zur Auswahl gestellt.

Im Feld Name kann die Bezeichnung des Teams eingetragen werden. Diese wird beim Versand von Emails neben der Email Adresse als zusätzliche Absenderinformation verwendet.

Mit Hilfe des Wertes im Feld Max Grösse der Aktivitäten kann der Datenbankspeicherplatz limitiert werden, welcher dem Team für die Ablage von Aktivitäten (Emails, Termine, Aufgaben) zur Verfügung steht.

Mitglieder

Hier können die Mitglieder des Teams aus der Liste der Mitarbeiter zugewiesen oder entfernt werden. Jeder Mitarbeiter kann Mitglied beliebig vieler Teams sein. Wird hier ein Mitarbeiter eingetragen, so wird das Team auch im Register Teams des Mitarbeiterdetails aufgeführt.

Leistungserfassung

Hier können alle Leistungsarten verwaltet werden, welche die Mitglieder des Teams bei der Leistungserfassung verwenden können, sofern keine weiteren Einschränkungen vorhanden sind. Sobald ein Mitarbeiter einem Team zugewiesen wird, werden alle hier eingetragenen Leistungsarten auf den Mitarbeiter "vererbt" und auch im Register Leistungserfassung des betr. Mitarbeiterdetails angezeigt. Sie müssen dort also nicht erneut eingetragen werden.

Email Adressen

In diesem Register werden die im Winoffice Prime Portal verwalteten Email Postfächer des Teams angezeigt. Mit Hilfe der Symbolleiste können neue Einträge vom Typ Email Konto erstellt werden. Im Gegensatz zu persönlichen Emailkonten, welche im jeweiligen Mitarbeiterdetail verwaltet werden, können Emailnachrichten von Team Email Adressen von allen Mitglidern des betr. Teams bearbeitet werden. Hierfür stehen die die Team Email Ansichten (z.B. der Teameingang) zur Verfügung.

vCards

Im Register vCards können vCards (virtuelle Visitenkarten) bearbeitet werden. vCards dienen dem elektronischen Austausch von strukturierten und maschinenlesbaren Kontaktinformationen des Teams. Diese Informationen können in einem standardisierten Format als .vcf Datei gespeichert oder z.B. als Dateianhang eines Emails versandt werden. Der Empfänger kann die .vcf Datei mit Hilfe einer dafür geeigneten Softwareanwendung lesen und weiterverarbeiten.

Winoffice Prime unterstützt folgende Funktionen im Zusammenhang mit vCards:

Verwaltung von beliebigen virtuellen Visitenkarten pro Team im hier beschriebenen Register.
Getrennte Zuweisung einer vCard für neue Emails sowie für Email Antworten pro Emailkonto. Einem Emailkonto zugewiesene vCards werden automatisch jeder neuen Email und/oder jeder Emailantwort als Dateianhang angefügt
Empfang von vCards per Email und speichern der darin enthaltenen Informationen als persönlicher Kontakt mittels Aktion (Rechtsklick).
Speichern einer oder mehrerer markierter Adressen oder Kontakte in Form einer .vcf Datei auf dem PC (z.B. aus der Ansicht Adressen).
Versenden einer markierten Adresse oder eines Kontaktes als .vcf Datei per Email (z.B. aus der Ansicht Adressen).