Aktualisiert am 21. März 2025

Team

Als Team wird in Winoffice Prime eine Organisationseinheit bezeichnet. Ein Team ist einer bestimmten Firma und einem Standort zugewiesen. Es hat einen Teamleiter sowie beliebige Mitglieder. Teamleiter und Mitglieder sind Objekte vom Typ Mitarbeiter.

Teams dienen in Winoffice Prime Element der Veröffentlichungssicherheit. Mit anderen Worten gilt bei Zuweisung einer Veröffentlichungssicherheit Team in einem bestimmten Objekt die damit verbundene Berechtigung für alle Team Mitglieder.

Die im Register Leistungserfassung des Teams eingetragenen Leistungen dienen der Verwaltung von Leistungsarten, welche alle Mitglieder des Teams für die Leistungserfassung verwenden dürfen. Diese Leistungsarten werden bei Zuweisung eines neuen Mitgliedes automatisch an dieses vererbt und beim Entfernen eines Teammitgliedes zurückgenommen. Aus Mitgliedschaften in Teams vererbte Leistungsarten werden im jeweiligen Mitarbeiterdetail (Register Leistungserfassung) in grauer Schrift dargestellt.

Im Register Email Adressen verwaltete Emailkonten können von allen Mitgliedern des Teams genutzt werden, um Emails zu versenden. Auf Team Emailkonten eingehende Emails sind für Teammitglieder in der Ansicht Teameingang einsehbar. Team Emailkonten werden in den Mitarbeiterdetails der Teammitglieder in grauer Schrift dargestellt (Register Email Adressen).

Im Register vCards können virtuelle Visitenkarten für das Team erstellt und bearbeitet werden. vCards dienen dem elektronischen Austausch von strukturierten und maschinenlesbaren Kontaktinformationen des Teams. Diese Informationen können in einem standardisierten Format als .vcf Datei gespeichert oder als Dateianhang eines Emails versandt werden. Der Empfänger kann die .vcf Datei mit Hilfe einer dafür geeigneten Softwareanwendung lesen und weiterverarbeiten.

Die hier angelegten vCards können in den im Register Email Adressen enthaltenen Emailkonten eingetragen und so automatisch in Form einer .vcf Datei als Anhang beim Versand oder beim Beantworten von Emails mitgesendet werden.

Inaktiv setzen statt löschen Wird ein bestimmtes Team aufgelöst oder wird dessen Eintrag in Winoffice Prime aus anderem Grund nicht mehr benötigt, so soll sein Eintrag nicht gelöscht, sondern in den Status Inaktiv gesetzt werden. Das hat den Vorteil, dass alle bisherigen Relationen und die Kontaktgeschichte des Teams weiterhin bestehen bleiben.

Details

Mit Hilfe des Wertes Max. Grösse der Aktivitäten kann der Datenbankspeicherplatz limitiert werden, welcher dem Team für die Ablage von Aktivitäten (Emails, Termine, Aufgaben) zur Verfügung steht. Eine Übersicht der gesamten Datenbankspeichernutzung kann in der Ansicht Statistiken abgerufen werden.