Aktualisiert am 21. März 2025

Bestätigungsverfahren

Winoffice Prime bietet verschiedene Bestätigungsverfahren im Zusammenhang mit der Verwaltung von Zielpersonen für den Versand von Newsletters und sonstigen Werbebotschaften an. Damit wird auch die Konformität mit den geltenden Datenschutzvorschriften unterstützt. Winoffice Prime unterscheidet die folgenden Bestätigungsverfahren:

Kein	Einfach	Doppelt
Die Zielperson wird ohne eine Information oder Bestätigung in die Kampagne aufgenommen. Dieses Verfahren eignet sich zur Verwaltung von Zielgruppen für den Versand von: Serienbriefen Dieses Verfahren eignet sich nicht zur Verwaltung von Zielgruppen für den Versand von: Newsletters per Email Werbebotschaften per Email	Nach der Aufnahme in die Zielgruppe einer Kampagne erhält die Zielperson eine Email mit welcher sie über diesen Eintrag informiert wird. Diese Email enthält auch einen Link, mit welchem die Zielperson auf eine Webseite gelangt, in welcher sie ihre Newsletter Abonnemente selbst verwalten kann. Dieses Verfahren eignet sich zur Verwaltung der Zielgruppenzugehörigkeit durch die Zielperson selbst. Mit anderen Worten wählt die Zielperson die Newsletters und Werbebotschaften, welche sie erhalten möchte. Dieses Verfahren eignet sich nicht für Zielgruppen, welche mit Hilfe des Winoffice Prime SmartClient verwaltet werden.	Nach der Aufnahme in die Zielgruppe einer Kampagne erhält die Zielperson eine Email mit einem Bestätigungslink. Die Zielperson wird erst mit Klick auf diesen Link in die bestätigte Zielgruppe des Newsletters aufgenommen. Dieses Verfahren erfüllt auch gehobene Datenschutzansprüche und eignet sich für alle Arten von Kampagnen sowie zur gemischten Verwaltung von Zielpersonen (durch die Zielpersonen selbst sowie auch im Winoffice Prime SmartClient).

Opt-in

Mit Opt-in wird der Ablauf beschrieben, mit welchem eine Person in die Zielgruppe (den Verteiler) eines Newsletters aufgenommen wird. Winoffice Prime unterstützt die folgenden Formen des Opt-in:

Im Winoffice Prime SmartClient

Pro Kampagne können im Register Bestätigte Zielpersonen durch einen Mitarbeiter im Winoffice Prime SmartClient die folgenden Zielpersonentypen eingetragen werden:

Adresse
Kontakt
Mitarbeiter
Web Abonnent

Die Zielperson erhält abhängig von der Wahl des Bestätigungsverfahrens in der betreffenden Kampagne anhand der nachstehenden Logik bestimmte Abonnementsstati zugewiesen:

Keine Bestätigung	Einfache Bestätigung	Doppelte Bestätigung
Die Zielperson wird nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne ohne weitere Schritte oder Information in den Status Abonnement bestätigt gesetzt. Die Zielperson wird danach in der Tabelle des Registers Bestätigte Zielpersonen aufgelistet.	Die Zielperson wird nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne in den Status Abonnement bestätigt gesetzt und erhält gleichzeitig eine Email, welche ihr dies anzeigt. Die Zielperson wird danach in der Tabelle des Registers Bestätigte Zielpersonen aufgelistet.	Die Zielperson wird nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne in den Status Abonnement ausstehend gesetzt. Dies bewirkt, dass die Zielperson in der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend aufgelistet wird. Gleichzeitig erhält die Zielperson eine Email mit einem Bestätigungslink. Mit Klick auf diesen Link wird ihr der Status Abonnement bestätigt zugewiesen und ihr Eintrag wird aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in jene im Register Bestätigte Zielpersonen verschoben.

Im Web

Durch Klick auf den Newsletter Abo Link kann sich ein Besucher der Firmenwebsite unter Angabe seiner Emailadresse für den Empfang von Newsletters registrieren. Es werden dabei folgende Fälle unterstützt:

Die angegebene Email Adresse wird bereits in Winoffice Prime als Teil eine Adresse, eines Kontaktes, eines Mitarbeiters oder eines Web Users verwaltet. In diesem Fall erhält die Newsletter Zielperson eine Email mit einem Link, mit Hilfe dessen die Webseite zur Verwaltung der Newsletter Abos geöffnet werden kann.
Die angegebene Email Adresse wird noch nicht in Winoffice Prime verwaltet. In diesem Fall wir ein neuer Web Abonnent erstellt und die Zielperson wird auf die Webseite zur Verwaltung ihrer Newsletter Abos weitergeleitet.

Auf der Webseite zur Verwaltung der Newsletter Abos kann die Zielperson sich für den Empfang der gewünschten Newsletters registrieren. Dies bewirkt, dass der Web Abonnent als Zielperson in die ausgewählten Newsletters eingetragen wird.

Die Zielperson erhält abhängig von der Wahl des Bestätigungsverfahrens in jeder der ausgewählten Kampagnen anhand der nachstehenden Logik bestimmte Abonnementsstati zugewiesen:

Keine Bestätigung	Einfache Bestätigung	Doppelte Bestätigung
Die Zielperson wird nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne ohne weitere Schritte oder Information in den Status Abonnement bestätigt gesetzt. Die Zielperson wird danach in der Tabelle des Registers Bestätigte Zielpersonen aufgelistet.	Die Zielperson wird nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne in den Status Abonnement bestätigt gesetzt und erhält gleichzeitig eine Email für jeden abonnierten Newsletter, welche ihr dies anzeigt. Die Zielperson wird danach in der Tabelle des Registers Bestätigte Zielpersonen aufgelistet.	Die Zielperson wird nach nach dem Hinzufügen zur Zielgruppe der Kampagne in den Status Abonnement ausstehend gesetzt und in der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend aufgelistet. Gleichzeitig erhält die Zielperson eine Email für jeden abonnierten Newsletter mit einem Bestätigungslink. Mit Klick auf diesen Link wird ihr der Status Abonnement bestätigt zugewiesen und ihr Eintrag wird aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in die Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen verschoben.

Hinweis Bei Wahl des Bestätigungsverfahrens Doppelt wird in der Kampagne ein Register Bestätigung ausstehend eingeblendet. In diesem Register werden alle Zielpersonen gelistet, welche den per Email erhaltenen Bestätigungslink noch nicht geklickt haben.

Hinweis Newsletters können nur an Zielpersonen im Abonnementsstatus Abonnement bestätigt (diese werden im Register Bestätigte Zielpersonen angezeigt) versandt werden.

Bitte beachten Sie

Wird das Opt-in beim doppelten Bestätigungsverfahren während einer vorgegebenen Frist nicht durch Klick auf den Bestätigungslink vollzogen, so wird die Zielperson in den Abonnementsstatus Abbestellen bestätigt versetzt und aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in jenes im Register Abbestellt verschoben. Die Wartefrist für dieses automatische Zurücksetzen der Bestätigung kann in den Portaleinstellungen konfiguriert werden.

Bitte beachten Sie

Ein einmal eingesetztes Bestätigungsverfahren kann nicht mehr geändert werden, nachdem Zielpersonen in die Kampagne eingetragen wurden.

Bitte beachten Sie

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist es nicht möglich, Zielpersonen aus einer Kampagne zu entfernen.

Bitte beachten Sie

Die hier beschriebenen Funktionen für das Abonnieren von Newsletters mittels Link auf der eigenen Firmenwebseite sowie mit Hilfe einer Webseite, auf welcher eine Zielperson ihre Newsletter Abos selbst verwalten kann erfordern den Einsatz des Winoffice Prime Kundendienstportals.

Opt-out

Mit Opt-out wird der Ablauf beschrieben, mit welchem eine Person aus der Zielgruppe (dem Verteiler) eines Newsletters ausgetragen wird. Winoffice Prime unterstützt die folgenden Formen des Opt-out:

Im Winoffice Prime SmartClient

Im Register Bestätigte Zielpersonen kann das Newsletter Abo einer Zielperson mittels Ausführen der Abo Aktion Abbestellen durch einen Mitarbeiter im Winoffice Prime SmartClient zur Kündigung vorgemerkt werden.

Die Zielperson erhält abhängig von der Wahl des Bestätigungsverfahrens in der betreffenden Kampagne anhand der nachstehenden Logik bestimmte Abonnementsstati zugewiesen:

Keine Bestätigung	Einfache Bestätigung	Doppelte Bestätigung
Die Zielperson wird ohne weitere Schritte oder Information in den Status Abonnement abbestellt gesetzt. Die Zielperson wird aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Abbestellt verschoben.	Die Zielperson wird in den Status Abonnement abbestellt gesetzt und erhält gleichzeitig eine Email, welche ihr dies anzeigt. Die Zielperson wird aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Abbestellt verschoben.	Die Zielperson wird in den Status Abonnement ausstehend gesetzt. Dies bewirkt, dass die Zielperson aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Bestätigung ausstehend verschoben wird. Gleichzeitig erhält die Zielperson eine Email mit einem Bestätigungslink. Mit Klick auf diesen Link wird ihr der Status Abonnement abbestellt zugewiesen und ihr Eintrag wird aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in jene im Register Abbestellt verschoben.

Im Web

Für das Verwalten bestehender Newsletters werden zwei alternative Abläufe unterstützt:

Ein Abonnent eines Newsletters kann durch Klick auf den Newsletter Abo Link auf der Firmenwebsite unter Angabe seiner Emailadresse einen Link anfordern, welcher ihn auf die Seite für die Verwaltung seiner Newsletter Abos führt. Dieser Link wird ihm auf seine registrierte Emailadresse zugesandt.
Besitzt der Abonnent einen Benutzeraccount für das Winoffice Prime Kundendienstportal, so kann er nach dem Login auf die Seite für das verwalten der Newsletters navigieren.

Auf der Webseite zur Verwaltung der Newsletter Abos kann die Zielperson den Empfang von Newsletters kündigen und/oder andere verfügbare Newsletters abonnieren (Beim Abonnieren gelten die Regeln wie oben im Kapitel Opt-in beschrieben).

Die Zielperson erhält beim Abbestellen von Abonnementen abhängig von der Wahl des Bestätigungsverfahrens in jeder der ausgewählten Kampagnen anhand der nachstehenden Logik bestimmte Abonnementsstati zugewiesen:

Keine Bestätigung	Einfache Bestätigung	Doppelte Bestätigung
Die Zielperson wird ohne weitere Schritte oder Information in den Status Abonnement abbestellt gesetzt. Die Zielperson wird aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Abbestellt verschoben.	Die Zielperson wird in den Status Abonnement abbestellt gesetzt und erhält gleichzeitig eine Email für jeden abbestellten Newsletter, welche ihr dies anzeigt. Die Zielperson wird aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Abbestellt verschoben.	Die Zielperson wird in den Status Abonnement ausstehend gesetzt. Dies bewirkt, dass die Zielperson aus der Tabelle im Register Bestätigte Zielpersonen in jene im Register Bestätigung ausstehend verschoben wird. Gleichzeitig erhält die Zielperson eine Email für jeden abbestellten Newsletter mit einem Bestätigungslink. Mit Klick auf diesen Link wird ihr der Status Abonnement abbestellt zugewiesen und ihr Eintrag wird aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in jene im Register Abbestellt verschoben.

Bitte beachten Sie

Wird das Opt-out beim doppelten Bestätigungsverfahren während einer vorgegebenen Frist nicht durch Klick auf den Bestätigungslink vollzogen, so wird die Zielperson in den Abonnementsstatus Abonnement bestätigt zurückgesetzt und aus der Tabelle im Register Bestätigung ausstehend in jenes im Register Bestätigte Zielpersonen verschoben. Die Wartefrist für dieses automatische Zurücksetzen der Bestätigung kann in den Portaleinstellungen konfiguriert werden.