Aktualisiert am 21. März 2025

Lizenzierung & Berechtigungen

In Winoffice Prime können sowohl die Lizenzierung als auch die Benutzerberechtigungen auf sehr modulare Weise gestaltet werden.

Lizenz

Eine Lizenz bestimmt das generelle Nutzungsrecht für bestimmte Prozessmodule und die damit zusammenhängenden Objekte, Ansichten sowie Aktionen. Dieses Nutzungsrecht wird generisch (nicht bezogen auf bestimmte Benutzer) pro gleichzeitig verwendetem Prozessmodul erteilt.

Beispiel Mittels Lizenz kann beispielsweise festgelegt werden, dass maximal 3 Mitarbeiter gleichzeitig mit dem Modul Auftragsbearbeitung, zwei Mitarbeiter mit dem Modul Leistungserfassung sowie ein Mitarbeiter mit dem Modul Hauptbuch arbeiten können. Die Lizenz legt jedoch nicht fest, welche Mitarbeiter dies sind.

Diese Modularität stellt einen bedeutenden Vorteil dar, da so nur jene Lizenzen bezogen werden müssen, welche effektiv benötigt werden. Das Auslösen von Lizenzänderungen, das Einspielen einer neuen Lizenzdatei sowie die Überwachung der Lizenznutzung sind im Kapitel Lizenzierung näher beschrieben.

Rollen und Rollengruppen

Die Berechtigungen eines Mitarbeiters bezogen auf die Objekte (Eingabemasken, Eingabefelder), Ansichten und Aktionen können gezielt gesteuert werden. Damit die Berechtigungen nicht auf Ebene jedes einzelnen Objektes und seiner Felder geschehen muss, werden sie in Rollen zusammengefasst. In einer Rolle können beliebig viele Einträge von Berechtigungen (z.B. Berechtigung ein Objekt neu anzulegen, zu mutieren oder zu löschen, ein Feld zu mutieren, eine Ansicht zu sehen oder eine Aktion auszuführen) enthalten sein. Rollen werden in Rollengruppen zusammengefasst. Diese bestehen aus einer Sammlung von Rollen und können durch den Portaladministrator bestimmten Benutzern zugewiesen werden. Rollengruppen können unabhängig von der Lizenz einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern zugeteilt werden.

Beispiel Wenn ein Unternehmen insgesamt 10 Mitarbeiter beschäftigt und 3 Lizenzen für das Modul Auftragsbearbeitung besitzt, so kann es die Rollengruppe zur Verwendung dieses Moduls zwar allen 10 Mitarbeitern zuweisen, es können jedoch nicht mehr als 3 Mitarbeiter gleichzeitig mit diesem Modul arbeiten.

Hinweis Winoffice Prime wird mit einem Standard-Set von Rollen und Rollengruppen ausgeliefert. Sollten diese Standarddefinitionen nicht genügen, so können sie mit Hilfe des Customization Toolset erweitert oder angepasst werden.

Rollengruppen vs. Sicherheiten

Die generische Zugriffsberechtigung auf ein bestimmtes Objekt, welche ein Mitarbeiter durch die ihm zugewiesenen Rollengruppen besitzt, kann durch die Veröffentlichungssicherheit und durch die Struktursicherheit übersteuert werden. Mit anderen Worten wird ein Mitarbeiter, welcher durch die ihm zugewiesenen Rollengruppen die generelle Berechtigung zur Bearbeitung von Dokumenten besitzt, ein bestimmtes Dokument nicht bearbeiten dürfen, wenn dieses nur für die Bearbeitung durch die Mitglieder eines bestimmten Teams veröffentlicht und der betreffende Mitarbeiter selbst nicht Mitglied dieses Teams ist.

Ebenfalls wird ein Mitarbeiter mit für die Bearbeitung von Adressen zugewiesener Rollengruppe eine bestimmte Adresse nicht anzeigen oder bearbeiten können, wenn für die betr. Adresse eine Struktursicherheit besteht und der Mitarbeiter nicht Teil der berechtigten Firma oder des berechtigten Teams ist.